KPIs – o que é isso? KPI – indicadores-chave de desempenho. Desenvolvimento de KPI

Os sistemas para avaliar a eficácia do pessoal, com base no KPI, estão se tornando cada vez mais populares na Rússia. As principais vantagens de tais mecanismos são o reflexo racional das atividades das empresas.

KPI: o que é isso?

KPI (KPIs) é a abreviatura em inglês para "indicadores-chave de desempenho", em russo é referido como KPI – indicadores-chave (às vezes – parâmetros) de eficiência. Mas, no som original no exterior, é usado como norma. O KPI é um sistema que permite avaliar a eficácia dos funcionários da empresa para atingir metas (estratégicas e táticas).

Os "principais indicadores" permitem que a empresa analise a qualidade de sua estrutura, o potencial na resolução de problemas. Com base no KPI, um sistema de gerenciamento de destino também é formado. Este é um fator importante: se não há sinais de segmentação de indicadores de desempenho , então não há necessidade de aplicar "indicadores-chave" a qualquer coisa. Gestão por objetivos e KPI, portanto, são dois fenômenos inter-relacionados. O primeiro envolve principalmente a previsão dos resultados do trabalho, bem como o planejamento de como esses resultados serão alcançados.

Quem inventou o KPI?

Não existe uma resposta inequívoca a esta questão, mas pode-se descobrir como a administração mundial passou a entender KPIs, o que é e o que é útil. No final do século 19 e início do século XX, o sociólogo Max Weber determinou que existem duas maneiras de avaliar o trabalho dos funcionários: o chamado "sultão" e meritocrático. No primeiro – o chefe ("Sultão"), a seu critério, avaliou a forma como uma pessoa lida com seus deveres. O início racional aqui desempenha um papel secundário, o principal é uma percepção puramente emocional do trabalho de um subordinado.

Um método meritocrático é quando os resultados do trabalho são avaliados por realizações reais, com a conexão dos mecanismos de medições objetivas. Esta abordagem foi adaptada pelos teóricos da gestão nos países ocidentais e gradualmente cristalizou-se no que conhecemos como o sistema KPI. O trabalho de Peter Drucker, que acredita ter transformado o gerenciamento em uma disciplina científica, desempenhou um papel importante na sistematização da avaliação racional do trabalho do pessoal. Os conceitos do cientista afirmam explicitamente que existem metas, e há uma avaliação do grau de sua realização através de indicadores-chave de desempenho.

Prós de KPI

O principal lado positivo do sistema KPI é a disponibilidade de um mecanismo para avaliar o trabalho e o trabalho da empresa como um todo transparente para todos os funcionários da empresa. Isso permite que as autoridades avaliem o desempenho de todas as estruturas subordinadas em tempo real, para prever como as tarefas serão realizadas e o objetivo será alcançado. A próxima vantagem do KPI é que a equipe de gerenciamento possui uma ferramenta para corrigir o trabalho dos subordinados, se os resultados atuais estiverem atrasados.

Se, por exemplo, a medição da atividade na primeira metade do ano revela que tais parâmetros de desempenho não são suficientemente altos, oficinas são realizadas para identificar os motivos e encorajar a equipe a fazer melhor trabalho após os próximos seis meses. Outro lado positivo do KPI é o feedback entre o especialista e o supervisor. O primeiro não receberá apenas manuais e às vezes refutações absurdas, mas observações bem fundamentadas, o segundo melhorando o desempenho especificando erros e falhas no trabalho executado por um subordinado.

Cons KPI

Os resultados das avaliações no âmbito da KPI (indicadores de eficiência per se) não podem ser interpretados corretamente, e esta é a principal desvantagem desse sistema. Normalmente, a probabilidade de tal problema é menor, quanto maior a atenção será ao estágio de formação de critérios para avaliar os parâmetros de eficiência. Outra desvantagem da KPI – a empresa, para implementar este sistema, terá que gastar muitos recursos (estimados, como regra, no tempo, trabalho e finanças). É, naturalmente, sobre trabalhar em parâmetros-chave da eficácia do nível adequado de elaboração. Existe a possibilidade de que seja necessário realizar uma reconversão em larga escala de funcionários: especialistas – para mudanças nas tarefas e, portanto, para condições de trabalho, o gerenciamento também precisa aprender novos métodos de avaliação do trabalho dos subordinados. A empresa pode não estar pronta para dar tempo extra à equipe para aprender coisas novas.

As complexidades da implementação do KPI

A tarefa principal ao implementar o sistema KPI (do zero) não é permitir atitude negativa dos funcionários. Portanto, o gerenciamento da empresa precisa comunicar inteligivelmente o significado e o uso prático das inovações para cada um dos subordinados, cujo trabalho está sujeito a avaliação subsequente para a eficácia. A melhor metodologia aqui, de acordo com alguns especialistas do campo de RH – apresentação individual, explicação para especialistas em posições específicas: KPIs – o que é e por que apresentar esse sistema na empresa.

O erro será a implantação incondicional de parâmetros de desempenho de forma ordenada, no entanto, o passo necessário é o tratamento das primeiras pessoas da empresa. Se, por exemplo, o gerente de linha informar aos subordinados em sua divisão sobre a introdução iminente do KPI, essa informação deve ser confirmada também pelo CEO. O especialista deve entender que o sistema de parâmetros de desempenho chave não é uma invenção do chefe, mas um elemento da política estratégica de toda a empresa.

O momento ideal para a implementação do KPI

Entre os especialistas, acredita-se que os indicadores de KPI, se for uma questão de sistema, devem ser implementados simultaneamente em todos os níveis do gerenciamento da empresa – de especialistas comuns aos principais gerentes. De acordo com este ponto de vista, o momento da introdução dos principais parâmetros de desempenho não pode ser esticado ao longo do tempo: o sistema começa a funcionar imediatamente. A única questão é como escolher o tempo de lançamento otimamente. Há um ponto de vista de que é suficiente notificar os funcionários sobre o fato de o KPI começar em cerca de três meses. Isso é suficiente para garantir que a equipe da empresa tenha estudado as especificidades da futura avaliação da efetividade de seu trabalho.

Também existe a tese de que, por algum tempo, o KPI pode trabalhar em paralelo com o sistema de pagamento anterior. Dependendo do grau de liberalismo dos patrões, o empregado poderá escolher-se, segundo o qual ele receberá um salário. É possível motivar uma pessoa a trabalhar em um novo KPI devido a bônus e bônus, cujos termos serão claramente definidos em parâmetros-chave.

Etapas da criação de um sistema KPI

Na verdade, como tal, a introdução de mecanismos KPI é precedida de várias etapas do trabalho preparatório. Em primeiro lugar, este é o período associado à formulação de objetivos estratégicos que são colocados antes da empresa. Dentro da mesma fase de trabalho, o conceito geral é dividido em áreas táticas, cuja eficácia deve ser medida. Em segundo lugar, é o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho, a definição de sua essência. Em terceiro lugar, é trabalho sobre a distribuição dos poderes oficiais associados à implementação do sistema, de modo que cada responsável fez uma pergunta como "KPIs – o que é isso?"

Assim, todos os indicadores serão atribuídos a pessoas específicas (unidades) na empresa. Em quarto lugar, talvez seja necessário ajustar os processos comerciais atuais (se necessário pela estratégia atualizada). Em quinto lugar, é o desenvolvimento de um novo sistema de motivação dos funcionários, a criação de fórmulas para o cálculo dos salários com base em novos critérios. Depois de todos esses procedimentos serem executados, você pode iniciar o sistema KPI.

Requisitos para KPI

Como mencionado acima, os KPIs são indicadores de desempenho chave que estão inseparavelmente ligados aos objetivos da empresa. A qualidade da segmentação é o principal requisito para o sistema KPI. Os objetivos podem ser formados de acordo com princípios diferentes, mas um dos mais populares no ambiente HR é o conceito SMART. Significa "específico", "mensurável", "viável", "relevante para o resultado", "vinculado ao tempo" e, como resultado, dando o trabalho E KPI de qualidade.

Exemplos de metas que atendam a esses critérios: "abrir tanto (pontos de venda mensuráveis) na cidade (relevantes) no primeiro trimestre (com limite de tempo)", ou "vender tantos bilhetes aéreos para um determinado país para Três semanas ". Cada objetivo deve ser dividido em tarefas, que, por sua vez, despencam ao nível de KPIs pessoais (para funcionários ou departamentos). O número ideal, de acordo com alguns especialistas, é 6-8.

Automação do KPI

Um dos fatores na implementação bem sucedida do KPI é a infra-estrutura tecnológica. Uma vez que os principais parâmetros de desempenho são um conjunto de indicadores racionais, o computador funcionará muito bem com eles. Existem muitas soluções de software para gerenciar o KPI. Os recursos disponíveis em tais distribuições são bastante extensos. Primeiro, é uma apresentação conveniente de informações (na forma de gráficos, análises, documentação) sobre os processos associados aos KPIs. O que isso dá? Principalmente, a unidade da percepção dos dados, a redução da probabilidade de má interpretação dos números. Em segundo lugar, é a automação da coleta e cálculo de indicadores de desempenho. Em terceiro lugar, é uma análise multidimensional (com quantidades muito grandes de figuras), que uma pessoa sem programa será difícil de executar. Em quarto lugar (na presença de infra-estrutura de rede), trata-se da troca de informações entre funcionários individuais e do estabelecimento de canais de feedback "chefe subordinado".