Os contratos de armazenagem na organização: o quadro regulamentar, o momento

Os contratos de armazenagem associados com certos problemas. Em particular, em alguns casos, muito difícil determinar a que tipo atribuído ao instrumento particular, como armazená-la, em que condições, como destruir e assim por diante. Todos esses fatores são regidos pela lei, mas por causa do fato de que um mesmo contrato em situações diferentes podem exigir diferentes períodos de armazenamento, muitas vezes têm todos os tipos de problemas, ambiguidades, e assim por diante. Entender tudo isso é necessário, embora possa ser complicado. Deve ser entendido que, no caso de requisitos não legislativas em áreas como os contratos de armazenagem no arquivo, gerenciamento de registros pode não só ser ineficaz, mas também perigosa em termos de uma possível punição ou penalidade.

Por que continuar?

O contrato deve ser sempre disponível não apenas no momento de suas ações, mas também depois. Você pode precisar de alguma informação, o que se reflete nesses documentos, alguns dados que vão exigir gestão, e assim por diante. Muitas disputas, que geralmente consistem no fato de que um ou outro lado da má-fé adequados para cumprir as suas obrigações pode ser abordada utilizando o tratado como fora do tribunal e formalmente no tribunal. Você também deve considerar a possibilidade de realização de auditorias de determinados períodos, que serão implementadas por órgãos de fiscalização do Estado. Eles também podem solicitar documentação por um período específico, e se os contratos de armazenagem na organização, o prazo de sua destruição, e outras funções semelhantes são realizados incorretamente, podem estar sujeitos a multas muito graves. Naturalmente, a primeira coisa seria a culpa a liderança, mas depois a situação está estabilizada, o chefe necessariamente lembrar de quem é a culpa, ele teve problemas fora do azul. Esse é o contrato e quaisquer outros documentos devem ser mantidos tempo estritamente estipulado. Muitas empresas geralmente preferem expandir regularmente o arquivo, e nada em tudo para destruir, a fim de evitar possíveis problemas, do que cometer um erro e, em seguida, varrer as consequências.

legislação

Os contratos de armazenagem em organização Lei descreve muito claramente, se você não levar em conta o fato de que nem sempre é possível estimar corretamente este ou aquele documento. Em geral, os contratos diretamente a uma lei separada é não, eles são especificados na lista geral de documentos padrão de arquivo (ou a gestão de documentos de arquivo), que são formados no processo de funcionamento das organizações, agências governamentais, governo local e assim por diante. Ambas as opções lista tanto com a administração e com os documentos habituais, aprovado pelo Ministério da Cultura e Comunicação de Massa da Federação Russa. O tipo que se refere aos documentos administrativos, tem o número 558 de 25.08.2010 do ano, eo segundo tipo – № 1182 de 31.07.2007 ano. Estudar estes documentos é altamente recomendado, mas é melhor para isolar o processo de aprendizagem para si exatamente esses papéis, que são utilizados em uma instituição particular e dizem respeito a uma área específica de responsabilidade. As listas de muita informação para lembrar de tudo, mas se você determinar que a documentação para o que se aplica e quanto está armazenado, provavelmente, os contratos de armazenagem será muito mais simples e mais fácil. Em muitos casos, todo o papel utilizado coberto por 3-4 pontos, para estudar em detalhe que não é tão difícil.

tipos diferentes

Ele usa dois principais sistemas de acordos de separação para a sua conservação. Assim, o sistema menos comum é ligar-se ao prazo de validade. Alocar um de curto prazo, a longo prazo e armazenamento permanente. A primeira opção envolve um contrato por um período de até 10 anos. O segundo – mais de 10 anos. Permanente é mais frequentemente usado somente quando destruir o documento não pode ser de todo. Este sistema não é muito conveniente. Os contratos de armazenagem no arquivo, que termos são definidos desta forma, muitas vezes leva à confusão e erros do que realmente ajuda a colocar o processo de manutenção de registros. Uma vez que um sistema é comum para se ligar ao tipo de contrato. A maioria das empresas que vêm em três variedades principais: perfil, domésticos e de trabalho. O primeiro e segundo na sua maior parte são semelhantes, e eles geralmente só são mantidos por cinco anos. Entende-se que sob o perfil refere-se a todos os contratos e todos os documentos directamente relacionados com os principais domínios de actividade da organização. Em terceiro lugar, o tipo de contrato de trabalho, em muitos casos, também é armazenada apenas 5 anos de idade, mas em determinadas situações, este período pode aumentar significativamente. Por exemplo, se não houver nenhuma conta, então um contrato desse tipo teria de ser armazenado por até 75 anos, o que não é muito conveniente. Na verdade, se você particularmente não ir para o problema, ele pode ser arbitrariamente limitar a vida útil de 5 anos e esquecer o problema. Mas em tal situação provável que perca alguns dos fatores que podem aumentar o período durante o qual os contratos de armazenagem de um formato semelhante deve ser obrigatória, e é aí que você pode certificar-se de uma coima ou outros problemas, que tenta evitar qualquer pessoa sã.

Transferência para o arquivo

Procedimento para a transferência dos contratos de depósito no arquivo, os termos dos quais já tenham expirado, podem ser diferentes, dependendo da empresa. Em alguns casos, os funcionários simplesmente ligar o documento para outro e colocado em um canto escuro, que é considerado um arquivo. Mas de outra empresa todo o processo pode ser claramente descrito na documentação padrão, apresentará o indivíduo responsável para o arquivo, ou mesmo as regras de nomenclatura especiais para o depósito, log e assim por diante. Ambas as opções podem ser confortável, dependendo de vários fatores. Por exemplo, a primeira opção é empresa pequeno adequado com um volume modesto. Não haverá tantos documentos, que você sempre pode facilmente encontrar tudo no mesmo canto escuro. Mas a segunda, disse que a situação é grave adequado para as empresas, que representam um grande número de funcionários, e simplesmente deve de alguma forma não se afogou no documento. A regra geral, que é diferentes contratos de armazenagem na organização de qualquer forma de propriedade, é o momento da transmissão ao arquivo. Como regra, os funcionários são obrigados a enviar documentos até um certo período, independentemente de quando eles realmente correu para fora de passos de tempo. E, geralmente, como o arquivamento ocorre no início do ano. Ou seja, mesmo que o contrato terminou em fevereiro, ainda terá que esperar até o próximo ano para colocá-lo no armazenamento.

destruição

Como mencionado acima, só porque você não pode destruir o acordo. Primeiro você precisa se certificar de que realmente era o momento certo. Só então podemos destruir este documento. Mas essas ações muitas vezes pode ser perigoso suas consequências, razão pela qual a maioria dos funcionários preferem fazê-los apenas com a liderança das sanções. Parece que este: empregado recolhida uma amostra de toda a documentação que já está fora período ou chegando ao fim. Os contratos de armazenagem na fábrica, é desejável deve ser construída de modo a que este procedimento de amostragem não levou muito tempo. Em seguida, com base na lista obtida, relatórios gerenciais feitos, o documento é assinado, arquivado, e só então, quando tudo isso for feito, começa o processo de destruição de contratos diretos e outros títulos semelhantes. Os contratos de armazenagem no arquivo em uma base regular – não a melhor solução, especialmente porque algumas empresas ainda conseguem fazê-lo um pouco, dando-lhes a reciclagem e assim por diante.

EXEMPLO gravação e sistema de armazenamento

Para entender melhor todos os recursos e os principais pontos de atividade pode resultar em um armazenamento relativamente simples documentação organização exemplo de fluxo de trabalho. Assim, não há um membro da equipe, geralmente alguém da equipe de contabilidade, que é responsável pelo armazenamento de contratos com prestadores de serviços, ou quaisquer outros títulos semelhantes. Ele tem uma pasta separada onde residem até o ato. Assim que um contrato é encerrado, ele é deslocado para uma pasta diferente. Será conveniente ter um registo especial em formato electrónico, sempre que estes documentos estão listados em ordem, indicando o período de armazenamento. Mas, primeiro, este período deve ser definido. É melhor para executar uma pasta para todos os departamentos, que de uma forma ou de outra relacionados com o contrato, a fim de melhor compreender a sua essência. Com experiência a necessidade de tal ação irá desaparecer. Então, quando exatamente claro o que representa cada um dos documentos carimbados armazenamento concreto prazo. Em alguns casos será conveniente para especificar o contrato ea data de encerramento, priplyusovyvaya seus 5 anos (ou mais) para identificar exatamente quando o papel pode ser destruído. Na verdade, mesmo no início da organização do processo questão não era extremamente difícil, mas após o uso prolongado ainda vai ser mais e mais simplificada. Quando os contratos de armazenagem na organização, que é a destruição da vida já foi aprovada, serão padronizados, todo o processo vai em minutos. E então veio o ano em que você pode destruir determinados documentos. Eles são removidos da pasta, verificado duas vezes por possíveis erros e, juntamente com a lista desses documentos, apresentados ao supervisor. Ele, por sua vez, deve voltar a verificar se tudo conforme especificado na lista, como ele permanecerá cabeça do culpado em caso de problemas. Se tudo estiver correto, o chefe assinado permissão para destruir e é aí que todo mundo vem como sua própria inteligência. Alguém só lágrimas e joga. Outros usam o triturador. Outros sentam-se no lixo, queimar e assim por diante.

Quando o período de retenção começa

Esta é uma pergunta muito importante, porque levanta um monte de erros com ele. Os contratos de armazenagem na empresa da Bielorrússia ou da Federação Russa, neste caso, exatamente o mesmo, e começa no momento em que o novo ano começa, em que o documento particular, já não é válido. Por exemplo, existe um contrato, que terminou em 15 de julho de 2010. É necessário manter por 5 anos, mas não pode destruir a 15 julho de 2015, e no início de 2016. Ou seja, o relatório passou a 01.01.2011, e não a partir do sétimo mês do ano anterior. Normalmente, a fim de minimizar qualquer possibilidade de erro, são adicionados ao termo um ano previamente definido. E só depois de ter passado, o processo de destruição começa.

recursos de armazenamento

Em geral, existem recomendações específicas sobre como se deve olhar e trabalhar no arquivo. Idealmente, o armazenamento de contratos de responsabilidade, pagamentos aos contratantes, contratos de trabalho e tal documentação similar deve estar em um lugar ventilado e seco. Além disso, estes documentos são colocados em prateleiras (aberto ou fechado). Se eles pertencem às formas de relatórios rigorosos ou documentos marcados "segredo comercial", deve estar presente cofres especiais. Em princípio, ninguém não verifica este ponto, porque esta é a recomendação de observar que a empresa mais rentável. A linha inferior é muito simples: se você não penalizar para o próprio sistema de armazenamento, é por falta de títulos, que são necessários para ser muitas vezes punido. E se houver uma inundação, ou documentos serão destruídas de qualquer outra forma semelhante, a culpa por isso é apenas uma empresa particular.

Responsabilidade e performers

responsabilidade primária e primária de tudo o que entra em contratos de armazenagem deve ser o chefe da organização. Foi ele quem, na presença dos problemas será responsável para o Estado e a sofrer de todos os possíveis problemas. Além disso, seguindo depois dele, é geralmente o principal contador, um advogado e o funcionário que é responsável pela preservação de documentos. Mas, geralmente, todas as pessoas devem ser já punida cabeça para a extensão do erro cometido por eles. Na verdade, a maioria das relativamente pequenas organizações para sistema de monitoramento de contratos encontra-se com o departamento de contabilidade. E neste chefe do departamento de contador ou nomear a sua própria, ou como um voto geral, a pessoa específica no comando. Em alguns casos, a pessoa recebe um pequeno aumento dos salários, o que deve compensar o volume adicional de trabalho, mas mais frequentemente, o último ponto simplesmente ignorar, salientando a falta de fundos ou outros fatores semelhantes. Em casos mais raros, ser responsável pela guarda de documentos em geral, e em especial contratos, atua advogado. Mas não é muito conveniente, porque essa pessoa só pode ser responsável pelo contrato, eo resto dos papéis que ele conhecia apenas superficialmente. Mais conveniente quando não há uma única pessoa que está envolvida nesta questão. Será o mais preciso e não cometer erros desagradáveis pequenos como este podem fazer outros funcionários.

resultado

Os contratos de armazenagem na organização é realizada com base em plena conformidade com todas as disposições da lei. Este é um pré-requisito, que pode assumir todos os problemas da empresa. Neste caso, as pequenas nuances, regulamentos internos, registros e documentação relacionada podem diferir de empresa para empresa. O principal responsável é considerado o chefe, mas ele pode confiar neste momento outra pessoa. Isso irá facilitar o trabalho de gestão, mas não removê-lo a partir da profundidade de responsabilidade por possíveis erros. Esse é o funcionário que tem a confiança para trabalhar com documentos de arquivo, deve ser o mais responsável e entender claramente suas funções em troca de dinheiro real, em vez de gratidão verbal, como geralmente acontece com o aumento da carga sem a sua compensação com recursos adicionais a pagar.