Harmonização e padronização de documentos. Desenvolvimento de unificação e padronização de documentos

progresso científico e tecnológico eo surgimento de várias formas de propriedade levou à expansão das relações trade-econômicos e sócio-culturais. Acentuadamente intensificada processos na sociedade afetada volumes proliferação de fluxos de informação que são necessários para o funcionamento adequado das unidades de gestão.

O que é a unificação de documentos

Independentemente do escopo e do campo: se a atividade pública ou da indústria, educação ou cuidados de saúde – unificação mão e padronização de documentos desvanecem-se gradualmente para o fundo. Desde o início do século passado pelo processamento de dados codificá-las gradualmente passado de mão em forma mecanizada, e mais – para automatizado.

Assim, passou de Documentação racionalização. O conceito de "unificação e padronização de documentos" foi concebido nesta fase. No entanto, em todas as fases do fluxo de trabalho e melhorar dados existe um e o mesmo problema. Traga para automatizar o caos impossível, como este processo deve ser precedida pela unificação e padronização de documentos em geral. Em outras palavras, apenas por organizar o papel, você pode começar a sua transformação e utilização.

Metas e objetivos da unificação

Os aspectos-chave na otimização do oficial administrativo, econômico e quaisquer outras actividades estão a unificação e padronização de documentos. Resumidamente explique como esse conceito pode trazer o documento para um modelo genérico, sistema uniforme. Este processo tem um enorme impacto sobre a preparação imediata de qualquer documentação. Princípios de padronização e unificação de documentos são os seguintes:

1. formas de digitação United.
2. O estabelecimento de requisitos uniformes para o registro de dados, resultando no mesmo tipo de tomada de decisão.
3. Uma redução significativa dos custos para a natureza diferente dos materiais de preparação e de decoração.
4. conjunto compatível de base de dados uniforme, independentemente da indústria e atividade.

Funções de fluxo de trabalho unificado

Deve ser entendido que todas as actividades para dirigir e controlar uma organização, empresa, país, afinal, é um sistema em que cada elemento torna-se uma ou outra função. Entre eles existem geral (ou normal) – aqueles que são inerentes às atividades de qualquer instituição:,, funções executivas administrativas organizacionais de planejamento, contabilidade, etc. Enquanto isso, as actividades das organizações individuais são inerentes às funções especiais. Por exemplo, os objetivos e metas, com base na implementação de atividades educacionais são típicas apenas para os sujeitos desta esfera.

Qual é o sistema de documentos

sistema de unificação e padronização de gestão de documentos é um material formado a partir da sua relação por:

• caracterizado ocorrência;
• destino;
• indústria;
• digite;
• requisitos para a compilação.

Quais são os documentos em um sistema unificado

documentação do sistema pode ser obschefunktsionalnoy e indústria. No que diz respeito ao primeiro tipo, aqui deve surgir perguntas. Pela indústria sistemas incluem documento que reflecte as especificidades da empresa ou organização. Por exemplo, a padronização e harmonização de documentos aduaneiros irá conter materiais que regulam no momento do check fronteira do estado e cruzando procedimento exportado, as mercadorias importadas.

Na medida em que os materiais são interligados e como é a relação entre os documentos dos dois sistemas – o funcional e da indústria depende de muitos fatores. Em particular, o seu valor é determinado pela natureza das atividades de uma organização. Além disso, a unificação e padronização de documentos administrativos nem sempre implica a criação de disposições relativas organizacional, executivo ou atividades administrativas. Enquanto isso, o plano documentação organizacional e administrativa, que contém os pontos de controle básicos, gestão, colaboração e controlar o trabalho dos órgãos estatais, empresas, departamentos e funcionários com base na indústria e estruturas funcionais.

As principais fases da unificação e padronização

Problemas de padronização e harmonização dos documentos comerciais, muitas vezes surgem devido a atrasos na alocação do bloco de documentação organizacional e administrativa que para tais sistemas é a ajuda legal. Realização de harmonização oportuna de gestão de documentos empresa comercial envolve:

1. No âmbito das formas uniformes de documentário vai estabelecer a nomenclatura adequada.
2. modelo geral de sistema de documentação de construção é baseada no formulário, tomado como modelo.
3. É dada especial atenção às regras sintáticas de documentação de construção.

Antes dessa unificação e padronização de documentos de origem foi realizada com todos os requisitos para materiais em todas as fases de criação, preenchimento, processamento e poupança. Consideramos e capacidades humanas psicofisiológicos e parâmetros da máquina e equipamento técnico.

Características da criação de normas

É importante notar que os resultados do processo de unificação foi trazer os modelos utilizados mais frequentemente para forma jurídica comum. Padrões desenvolvidos para serviços, produtos e emprego tem uma explicação a nível legislativo federal. O conceito de "unificação e padronização de documentos" neste caso é determinada pelas atividades estaduais sobre a fixação de normas e especificações para uso repetido numa base voluntária.

A tarefa de padrões, criando é a ordem na esfera da produção e aumentar a qualidade competitiva dos produtos, serviços ou obras. Normalização e harmonização dos documentos comerciais também visa conseguir informações e compatibilidade técnica.

Os problemas associados com a unificação da documentação de comércio exterior

Além disso, o termo "padrão" não significa apenas o conteúdo do documento normativo. A lei mecanismo de uso não-coercitiva voluntária claramente. normas estaduais foram substituídos rapidamente nacional. Após a introdução de mudanças fundamentais permanece apenas o problema da padronização e harmonização dos documentos comerciais.

Particularmente grave, e até hoje é a questão de normas estaduais que regem o processo de preparação da documentação para os produtos exportados. De acordo com o sistema unificado, aprovada pela Lei Federal "Na Regulamento Técnico", datado de 01.07.2003, cujas disposições estão presentes nele, não cumpre integralmente os requisitos de documentação padronizada, no entanto, continuar a ser utilizados em massa hoje.

O papel do Comitê Estadual de Normalização no processo de unificação e padronização

Harmonização e padronização de documentos – o caminho da Russian State padrão. Quaisquer classificadores de Toda a Rússia de, força técnica, econômica adquirir social, jurídico imediatamente após a inscrição estadual. Controlo da execução de todos os requisitos incluídos nos actos individuais, carrega Russian Standard Estado e outros organismos autorizados pelo Estado no âmbito da jurisdição designado.

As principais direções de unificação e padronização de documentos são estabelecer amostras uniformes, modelos, formas. Isso pode ser os padrões exigidos na preparação de documentos para os padrões para determinados tipos de produtos e sistema de documentação unificada. Este último é um sistema de materiais criado por uma única regras e requisitos estabelecidos. sistema de documentação Unified contém, como regra, as informações necessárias para a execução de funções de gestão em uma esfera particular de influência.

sistema unificado e padronizado principal na Rússia

Até à data, entre os sistemas unificados destacam-se:

• estrutura relacionada com a documentação de caráter organizacional e administrativa;
• sistema de controlo de documentos numa instituição bancária;
• harmonização e padronização de documentos contábeis e livros de contas e registros financeiros de instituições do setor público;
• esfera documentos estatísticos;
• sistema de documentação que regem questões trabalhistas;
• documentos padronizados para o comércio exterior.

Por conseguinte, cada um dos sistemas acima forneceu o seu padrão de estado, que se desenvolvem departamentos governamentais centrais para coordenar o funcionamento de um determinado campo de actividade. Por exemplo, o Ministério das Finanças na Rússia é responsável pela criação de formulários para documentos contabilísticos e bancários. Por sua vez, Rosarchiv identificar padrões de documentação organizacional e administrativa. Essas mesmas autoridades dizem que detalhes dos documentos. Sua unificação e padronização envolve a criação de formulários a serem utilizados em uma indústria particular.

Detalhes e formas de documentos no processo de normalização

Detalhes do documento considerá-lo um elemento obrigatório, sem o qual é impossível passar a formalização de procedimentos, material de registro. Para detalhes, consulte assinatura, carimbo, carimbo, data, texto, etc. Naturalmente, para cada tipo de documento oficial utilizado um conjunto separado de detalhes. Neste caso, cada um dos sistemas de unificação é realizada através da criação de uma forma de modelo de documentos para um dos sistemas. Em sua base desenvolver os detalhes mais adequadas de todos os documentos pertencentes a um banco de dados específico.

Forma, como já mencionado, é uma forma de modelo do documento. Tal modelo de escrever no campo estabelecido de aplicação leva em conta seu tamanho, as margens e recuos, especialmente a criação da rede estrutural e os principais detalhes.

Harmonização e padronização de documentos organizacionais e áreas administrativas contribui para a facilidade de utilização de formas nas atividades de quaisquer empresas instituição, agência, industriais e de manufatura. Os hóspedes que regulavam o uso de unificação e padronização de documentação organizacional e administrativa, aplicam-se:

• regulamento;
• ordens e instruções;
• soluções;
• protocolos;
• atos;
• letras.

Cartas endereço fixo administrativas e medidas organizacionais, incluindo gestão, coordenação e manutenção de:

• autoridades públicas dos sujeitos da Federação Russa (na lista de temas inclui as regiões e repúblicas autônomas, a legislação que, juntamente com a língua nacional russo instalado principalmente);
• empresas e associações, independentemente da sua forma de atividade propriedade e organizacional-legal.

GOST estabelece não só a composição dos detalhes, mas os requisitos para a sua concepção e fabrico, manutenção, uso e conservação dos formulários presentes com o emblema da Federação Russa eo escudo nacional dos sujeitos. Aplicação de GOST é uma representação esquemática de detalhes.