documentos eletrônicos entre organizações: como funciona?

gerenciamento eletrônico de documentos (GED) – uma forma rápida de compartilhar informações com base no uso de documentos eletrônicos com assinaturas virtuais. Ele há muito foi reconhecido nos países desenvolvidos do mundo como uma ferramenta eficaz para o negócio operacional.

coração

documentos eletrônicos entre organizações – um conjunto de processos para criar, processamento, administração, transferência, aquisição, manutenção, utilização e destruição de documentos. Todos estes processos são realizados após a verificação da integridade e confirmação do recebimento dos documentos.

Regras de circulação de documentos entre pessoas jurídicas é realizado por acordo das partes. A troca de informações é realizado por meio de instalações de telecomunicações e documentos armazenados em mídia eletrônica. Prazo de validade das informações contábeis não deve ser superior ao que é definido a nível legislativo.

As organizações podem se comunicar uns com os outros documentos formais e informais com as assinaturas dos participantes. No setor empresarial isto pode incluir: faturas, contratos, faturas, contratos, acordos, ordens, avisos, procurações, etc. As informações podem ser transmitidas na forma de texto, tabelas e arquivos gráficos.

O propósito da introdução de EDI

Um pré-requisito para a introdução de EDI pode ser:

• redução do trabalho de rotina;
• redução da perda de documentos;
• trabalho "transparente" com os documentos;
• aumentar a disciplina de desempenho – a divulgação dos documentos dentro de um tempo especificado, etc …

Entre as metas quantitativas podem ser identificados como segue:

• Reduzindo o tempo para processar o documento 10 vezes.
• Redução das despesas de escritório ao meio.

documentos eletrônicos entre organizações: como funciona

De acordo com o direito interno, documentos eletrônicos entre organizações é realizada com o consentimento de ambos os lados. Para a troca de dados, é necessário que todos os participantes foram conectados ao equipamento do operador. Em seguida, o usuário precisa enviar um pedido para adicionar à lista de contrapartes. Depois de participantes do sistema de confirmação podem se comunicar.

módulo EDI terá de executar as seguintes funções:

• Convidar as contrapartes a troca de dados.
• Gerar um livro de endereços.
• A integração com o software de contabilidade, tais como 1C.
• Assinar e criptografar documentos.
• correspondência estrutura.
• Monitorar o status das letras.

documento eletrônico entre organizações realizada usando certificados. Conectando a um servidor e autenticação é realizada através de um certificado digital pessoal. assinatura eletrônica é emitido para cada usuário do sistema, armazenados em meios eletrônicos protegidos e código PIN de token. O usuário deve digitar a sua senha de login para o escritório pessoal. Só depois que ele terá acesso aos seus documentos.

Iniciar um processo de troca pode qualquer membro da organização, conectado ao sistema. Antes de enviar um documento para outro partido, ele deve ser assinado com assinatura electrónica. Esta operação é realizada por meio de programa "Crypto". O documento é enviado via EDI. contratante empregado receba a notificação de um novo documento. Se ele aceita, ele também coloca EDS. Se você quiser fazer alterações no documento, ele cria sua nova versão eletrônica. Após a conclusão da edição que você deseja salvar as alterações usando a assinatura eletrônica. O documento é então enviada para as alterações para a contraparte. Quando necessário para tornar as informações de correspondência eletrônica.

Se você quiser mais uma vez fazer alterações, em seguida, todo o procedimento é repetido novamente. Se as reivindicações para a nova versão não estiver presente, o documento é respeitada. A amostra final é considerada a ser assinado por dois assinatura eletrônica. versões de documentos Ce armazenados no servidor e estão disponíveis para visualização. Uma vez que a amostra é dado o status do atual, alterar o documento não vai funcionar. contratos frustrados dado o status "Cancelado". Aqui está como fazer documentos eletrônicos entre organizações.

equipamento

O que é necessário para documentos eletrônicos entre organizações? Em primeiro lugar, você deve escolher um provedor de serviços e instalar software especial para o intercâmbio de informações. Em segundo lugar, com cada contraparte com a qual a organização pretende realizar e-mails, você precisa assinar o "Acordo sobre a troca de documentos eletrônicos."

Também é necessário estabelecer servidor EDI em que para armazenar todos os documentos. Pode ser tão equipamento do cliente, e armazenamento "em nuvem". O acesso aos dados de fora do sistema através da aplicação, que é instalada no equipamento da organização. interação com o computador com o servidor é feita através de HTTP com criptografia SSL opcional 128. O acesso aos documentos é realizada somente através da interface da aplicação e depois de passar a autenticação.

projecto de ECD

projeto de automação do processo pode durar de vários meses a vários anos. Prazo depende diretamente do número de processos que necessitam de automação, recursos e capacidade financeira da organização. BREVE circuito implementação EDC como segue:

• Criação de um grupo de trabalho.
• Formação de metas, prazos e orçamento.
• O estudo dos processos existentes.
• Desenvolver um trabalho.
• sistema Vyrob EDI.
• A assinatura do acordo sobre a implementação da SED.
• Adopção do regulamento.
• Enchimento de diretórios do sistema.
• treinamento de pessoal.
• Realização de testes preliminares.
• A publicação da aplicação da ordem SED.
• Desenvolvimento de normas de software e de trabalho.
• O lançamento do projeto piloto.
• transição em grande escala para EDI.

erros de implementação EDI

No processo de automação dos documentos deve ser dada especial atenção aos processos em que a lei exige a presença de um portador de papel. documentos em papel duplicadas é eletronicamente impossível. Isso retarda significativamente o processo de trabalho e provocar uma atitude negativa para a automação de todo o processo. Para a implementação de um duplo trabalho ninguém presta.

No processo de implementação dos novos regulamentos devem ser desenvolvidos para trabalhar com documentos, treinar pessoal, e só então se envolver em plena execução. Isso só pode ser alcançado se transmitir aos funcionários os benefícios do uso de novas tecnologias.

Outro erro populares – pobre estudo para requisitos SED. Se os usuários tiverem de trabalhar em um sistema não-configurado, então o EDI processo diferente do adoptado na organização.

documentos eletrônicos entre organizações: os prós e contras

vantagens:

• Redução de transmitir os documentos originais pelos custos de correio.
• Economize espaço para o armazenamento de documentos. Tudo é armazenado em formato electrónico.
• Fácil de usar. Envio do documento seja feita a partir de um único local. Uma busca rápida de um documento a bordo do status (enviados, recebidos e aceites por r. D.).
• Entrega instantânea. Todas as informações é enviado para o destinatário em poucos segundos.
• O documento não pode ser perdida até ao termo do seu armazenamento no sistema.

desvantagens:

• Para utilizar o produto que você deve comprar uma licença que custa dinheiro.
• Comunique-se muitas vezes apenas entre os participantes de um mesmo sistema.
• documentos eletrônicos entre organizações em 1C ou usando qualquer outro software difere do esquema utilizado anteriormente. Com a introdução do novo algoritmo, todos os empregados têm dúvidas sobre a condução dos negócios.
• equipamento técnico. Antes da introdução da organização EDI precisa comprar o equipamento e preparar pessoal para gerir o novo sistema.
• EDM é executada usando a assinatura eletrônica, cuja validade é de 1 ano. É necessário monitorar e atualizar imediatamente os certificados. Também é necessário controlar as ações de certificados empreiteiros, para evitar problemas com o imposto.

regulamentação legal

Que atos normativos regulada documentos eletrônicos entre organizações? legislação russa inclui a Lei Federal №63 «Na assinatura eletrônica", as regras dos documentos no Serviço de Impostos Federal estão inscritos na ordem do Ministério da Fazenda número MMV-7-2 / 168. Organizações O EDI entre os pedidos com base em Finanças № 50n. Termos de primário intercâmbio documentos contabilísticos em formato electrónico prescritos no número Federal Ordem de Serviço Imposto MMV-7-6 / 36 @. Todos os operadores nas atividades do processo de EDM deve ser guiada pela Ordem de Serviço de Impostos Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

documentos eletrônicos entre organizações "VLSI" dá aos clientes as seguintes vantagens:

• Pode enviar documentos para qualquer organização que está registrado no território da Federação Russa. Se a contraparte não é uma festa para o sistema "VLSI", o funcionário simplesmente entrar em contato com um representante da organização e vai enviá-lo para o e-mail convite para participar no sistema. Imediatamente após a confirmação da troca de informações entre os participantes será feita sem intermediários.
• Instalar o software em um computador não é necessário. O suficiente para ter uma versão atual do seu navegador e acesso à Internet.
• Para trabalhar com os dados não precisa de um programa especial. Se o relatório foi originalmente preparado no software de terceiros, tais como 1C, é possível configurar a integração com o sistema de "VLSI".
• O modelo de formulário do documento não está definido. Você pode enviar mensagens de texto, planilhas, imagens e assim por diante. D.

SKB "Kontur"

Um dos primeiros desenvolvedores de software na Rússia também está envolvida no fornecimento de equipamentos, através dos quais os documentos eletrônicos entre organizações. "Contour" DiaDoc desenvolveu um sistema pelo qual a troca de documentos eletrônicos. Uma característica do sistema é que o acesso aos dados podem ser obtidos no estrangeiro. Para este efeito, a empresa desenvolveu nas tarifas de roaming. Se desejar, dados de acesso mono através de API.

O que você precisa?

Para conectar EDI, as empresas precisam comprar:

• software licenciado;
• servidor;
• equipamentos atualização;
• treinar pessoal;
• personalizar e integrar ECM para uso com aplicativos internos.

Esses investimentos precisam implementar, a fim de ligar o documento eletrônico entre a organização? A inclusão no custo de consultar o suporte técnico e atualizações de software SED – a segunda fase do investimento. Estes custos terão de pagar mensalmente.

conclusão

Para substituir o papel com base em e-mail chega. Ela não só reduz o custo da organização para conduzir os processos, mas também aumenta a eficiência do negócio como um todo. Para EDI funcionando com sucesso, você precisa formular claramente os objectivos e implementação do sistema para ajustar o equipamento corretamente.