A gama de casos. A ordem de formação

Todos os documentos após a sua execução devem ser agrupados no caso. O termo "negócio" de acordo com GOST 51141-98 deve ser entendido um único documento ou conjunto de documentos que se relacionam com uma determinada direção da organização e colocadas em uma pasta em separado. Para a formação correta, armazenamento e registro de casos em cada organização deve anualmente (tendo em conta as mudanças no ambiente externo e interno) componentes Assuntos Nomenclatura, o que é essencial para uma rápida pesquisa de documentos.

Quando formando os assuntos de qualquer unidade deve ser guiada pelos requisitos do sistema estatal unificado de manutenção de registros. As principais disposições são estabelecidas no GOST 51141-98, os principais documentos do Departamento do Governo russo Arquivos, diretrizes arquivar corpos, listas de materiais documentais. É imperativo para cumprir com os termos de armazenamento de documentos e arquivos. Se uma organização com uma estrutura complexa e muitas funções em cada departamento e em toda a organização aplicar os princípios uniformes de documentos organização, formação e casos de indexação. Portanto equipe Nomenclatura Departamento de Assuntos, serviço de qualidade, qualquer outra unidade estrutural ou a organização deve ser formada levando em conta os requisitos de documentos normativos.

No primeiro passo é identificar os problemas e as categorias de documentos, que devem incluir os casos Nomenclatura Unidade ou organização. Devemos proceder a partir da necessidade de cobrir toda a quantidade de documentação como criar e receber. Quando você vê as novas questões não abrangidas pela Nomenclatura, é necessário fazer adições. Assuntos de formulário nomenclatura deve permitir atualização oportuna lo. Portanto, quando os Assuntos de indexação devem proporcionar a possibilidade de novos índices e excluir substituir índices anteriormente atribuídos casos já formados. Passando negócios inacabados transitar para a próxima gama ano a partir da preservação do número original.

Título de cada caso deve ser clara e divulgada totalmente a composição do caso e do conteúdo dos documentos que são colocados nesta pasta. Em uma pasta deve ser especificado o índice e a vida útil do caso. Consolidação dos casos é realizado com base no nominal, por exemplo, pedidos, protocolos, instruções e assim por diante. Casos pode ser configurado em detalhe, por exemplo, a correspondência com um determinado repórter, correspondência para o fornecimento de matérias-primas, a correspondência com os repórteres, combinada a partir do território, e assim por diante.

Quando os documentos agrupamento deve prestar atenção aos termos do seu armazenamento. não podem ser combinados em um documentos caso de armazenamento temporário e permanente ou diferentes períodos de armazenamento. Não é permitida a inclusão no projecto de negócio, documentos irrelevantes ou opções cópias multiplicadas. Na formação de assuntos deve ser verificado na presença de todas as assinaturas de documentos e espaço adequado.

Assuntos de indexação e a ordem de prioridade deve ser feita em ordem de importância. O primeiro descreve os documentos mais importantes (ordens, regulamentos ou outros documentos administrativos). A nomenclatura dos assuntos deverão conter índices e posições de coisas, os termos e condições de armazenamento, a fim de evacuação. A gama de casos aprovados pela ordem estabelecida na organização e acordados com o diretor do Arquivo do Estado da região. No final do ano na Nomenclatura emitido registro final mostrando o número de casos que foram abertos durante o ano em cada categoria. Apresentação de casos de arquivamento ou eliminação dos casos de armazenamento temporário permanente (no vencimento) é conduzida de acordo com o estabelecido pela Instrução sobre office-obra da organização direita.