Classificação de documentos: critérios básicos

Por isso, foi fácil entender o grande número de documentos, desenvolveram regras especiais para a sua preparação e apresentação, diferentes classificações, bem como as formas e métodos de trabalho com eles apropriados.

Note-se que a classificação de documentos é extremamente importante porque ajuda a destacar as suas características específicas e torna possível usá-los de forma mais eficaz. É uma das mais antigas e até ao final de questões pendentes, cujo desenvolvimento começou apenas no final da década de 1960. A maior parte da abordagem distribuída documentação em grupos separados anteriormente aplicada apenas a características específicas em relação ao escopo ou ciência separado. Só recentemente a classificação multidimensional de documentos foi estabelecido, que é baseado nos componentes de informação e materiais.

Todos os documentos podem ser divididos de acordo com os seguintes critérios:

1. As circunstâncias de sua operação no espaço e no tempo. Leve em conta a regularidade de publicação (periódicas e não periódicas), o tempo de ocorrência (o original, original, copiar, duplicar), o local de fabrico (regional, nacional ou estrangeiro);

2. Componente da Informação.

• prestar atenção ao conteúdo e ao nível de agregação da informação (documentação primária e secundária);

• classificação de documentos inclui a dimensão da informação gravada no tamanho (formato), e o número de páginas (total);

• divisão sobre como a informação é percebida (os documentos podem ser lido por um humano ou exigir equipamento técnico especial);

• esta classificação de documentos também inclui um personagem icônico meios pelos quais as informações de registro (texto e forma não-texto);

• método de gravação de dados de acordo com a distinguir manuscrita, impressa, mecânico, magnético, óptico, fotográfico, de laser, e documentos electrónicos.

3. Componente de materiais que inclui determinados critérios (tais como o material de suporte de informação, bem como a sua forma e desenho).

Vale a pena notar que a distribuição de documentação para os grupos individuais em conteúdo e forma permite mais eficiente de organizar o trabalho com ela.

Vale a pena mencionar que há também uma classificação correspondente de documentos contabilísticos até à data, que leva em conta o seu conteúdo, local e procedimento de elaboração, aplicação, e um método de utilização.

Esta classificação dos documentos contabilísticos incluem o seguinte divisão em tipos:

• dependendo da aplicação – administrativo e executivo, sendo responsável registro ou combinados;

• preparação de encomendas – primário e de síntese;

• documentos internas e externas;

• pelo uso – descartável e armazenamento;

• dependendo do conteúdo – monetária, material e design.

Deve ser dito que esta classificação inclui um número de critérios e é extremamente grande, de forma que cada documento refere-se a grupos diferentes, ao mesmo tempo, mas pode ser caracterizado por características específicas e usado apenas no campo pertinente.