Tipos de nomenclatura dos assuntos, as suas características e finalidade

Organização da gestão de documentos eficaz na empresa é impossível sem a criação de condições adequadas para isso. или на бумажных носителях. Um deles age como a nomenclatura dos assuntos em formato electrónico ou em papel. Se o especialista, cujas atividades estão relacionadas com os documentos, perguntar: "Quais são os tipos de nomenclatura dos assuntos", – deve chamá-los com precisão. O fato de que esses trabalhadores são obrigados a conhecer a classificação para orientar-se rapidamente na documentação matriz.

A gama de casos: conceito, tipos, conteúdo, valor

Antes de descrever a ordem da criação, entender a terminologia. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipos de casos de nomenclatura são categorias desenvolvidas na forma prescrita de listas sistemáticas de nomes de complexos de documentos gerados pela empresa durante sua actividade, indicando os períodos de armazenamento. Eles são necessários para a busca rápida dos atos necessários. a velocidade das transações dependerá da gama de qualidade. As listas utilizadas para distribuir e grupo atua implementado na pasta, períodos de retenção estabelecidos indexação seguras. Eles fornecem uma criação de arquivo de referência e servir como uma fonte de informações contábeis. , как типовая, примерная, индивидуальная. Na prática, estes tipos de nomenclatura utilizada funciona como um típico indivíduo, exemplar. A empresa é obrigada a desenvolver de forma independente uma lista tendo em conta as especificidades de suas atividades.

requisitos

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Dada a variedade de tipos de casos, suas características e finalidade, regulamentos define as regras utilizadas na sua compilação. segue durante a formação das listas:

1. Observe a unidade de abordagens à contabilidade, descrevendo, organização, pesquisa e armazenamento de documentos.
2. Use indexação. Ele fornece alterações, correções e adições às secções relevantes das listas.
3. Controlar o índice de estabilidade.

características gerais

, указанные выше. Vamos examinar brevemente o propósito e a gama de tipos de casos acima mencionados. listas individuais são desenvolvidos para uma organização específica. Eles refletem a documentação utilizada para as atividades cotidianas seus. Na mesma indústria tendem a envolver empresas que usam o mesmo tipo de actos. номенклатуры дел. Por sua unificação e grupos usando a nomenclatura padrão e sobre e Assuntos. Este último tem uma recomendação. дел являются обязательными. Os tipos mais comuns de casos nomenclaturas são obrigatórios. Eles geralmente são instalados com um índice unificado para as empresas em toda a indústria (sistema). Nomenclatura típico e exemplar compilado organizações de pais. Eles servem como base para a formação de listas individuais para empresas específicas. Eles, por sua vez, sujeito a acordo com as estruturas mais altas. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipos de nomenclatura dos assuntos e seu projeto são executados por profissionais qualificados. Eles são atraídos para inventário e organização do trabalho com eles. Nomenclatura formado deve ser coordenada com o escritório e arquivo de negócio.

fator importante

A nomenclatura dos assuntos devem estar presentes em todas as empresas, independentemente da existência de um padrão ou um inventário. Para a organização é considerada o desenvolvimento ideal do documento consolidado. подразделений. Ele inclui todos os tipos de nomenclatura dos departamentos de assuntos. A lista consolidada de acordado com o arquivo apropriado. Após a sua aprovação, o líder em unidades estruturais transferido seções de descarga para uso em seu trabalho.

As especificidades de preparao

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Para os funcionários, desenvolvendo listas de verificação, é importante saber não só quais são os diferentes tipos de nomenclatura dos assuntos, mas também a composição, o número de documentos usados na empresa. Em suas atividades, especialistas usam a posição da organização, actual ea lista de atos, de pessoal, classificações, inventário, arquivo de referência do ano passado e assim por diante. O esquema de classificação na Nomenclatura dependerá principalmente da estrutura da empresa. considerável importância e as funções que realiza a organização. A este respeito, como as categorias de classificação pode agir divisões como internos, e tarefas de gerenciamento.

tipos de documentos

A gama de casos deve incluir todos os atos que refletem as atividades da empresa. Documentos que são usados por associações públicas estão incluídas na lista de organizações com as quais foram criadas. Na nomenclatura pode ser um negócio presente e inacabado que veio de empresas de terceiros para soluções, arquivo de referência. Não incluído na lista de publicações. Estes incluem, entre outros, incluem decisões coleções, boletins, manuais, revistas de referência, folhetos, sinais e assim por diante. Não incluem a gama de alfabetos e outros materiais auxiliares, que não refletem as principais direções da organização.

A ordem geral

списка разделов и подразделов классификационной схемы. O texto da nomenclatura dos casos toma a forma de uma lista de seções e subseções do esquema de classificação. Nos documentos cabeçalhos complexos mesmo tempo especificados. informações necessárias dos documentos são registrados na forma de declarações. Posteriormente, eles são usados na formação do item de projeto. A lista pode aparecer na forma de uma tabela. Por exemplo:

A nomenclatura das coisas no tipo de escola correcional 8

Determinar o idioma para legendas

Ela é realizada de acordo com as regras estabelecidas. Em particular, eles devem:

1. Na forma generalizada refletem com precisão o conteúdo do processo, a composição de documentos que estão colocados na mesma, as espécies e acessório funcional.
2. Incluem elementos de ligação dispostas numa sequência clara:

• Nome do tipo ou subtipo. Este pode ser um log correspondência, encomendas, protocolos, e assim por diante.
• Nome da organização / unidade estrutural. Não deve conter informações sobre o desenvolvedor / autor do documento.
• Nome da empresa, que será dirigida a ou a partir do qual é suposto para obter atos que são colocados no caso.
• Breve descrição dos documentos.
• O nome do território, que está associado com o conteúdo de atos.
• Período (data), para o qual os documentos são colocados no caso. Ele também fornece informações sobre a disponibilidade de cópias.

Age sobre uma questão

Ao formular os títulos de casos em que existem tais documentos, se eles não envolvem seqüência de execução, a palavra "documentos", e no final (entre parênteses) indicam seus tipos principais. Isso pode ser os relatórios, planos, etc. A formulação pode por exemplo ser a seguinte :. "Documentos em seminários sobre arquivos na gestão das empresas (lista de publicações de ensino recomendados, listas)."

correspondência

casos títulos no qual está contido, incluir o termo apropriado. Após a palavra "correspondência" indicam, em que questão e de quem foi conduzido. No título de casos em que há letras correspondentes homogêneas, seus nomes não são dadas. Em vez disso, eles indicam uma espécie comum. O texto, por exemplo, pode ser esta: "Correspondência com filiais no relatório anual da organização e planejamento." Se houver cartas em diversos correspondentes, eles também não são listados. Neste caso, indicar apenas o tema da comunicação. Por exemplo: "Correspondência em assuntos relacionados com a adaptação do pessoal" O nome de um correspondente específica indicam somente quando na verdade apenas conter letras para ele e para ele.

Documentos relativos a uma localidade específica

Se as coisas são formadas a partir de tais atos, os títulos são nomes específicos das unidades administrativas territoriais correspondentes. Deve levar em conta uma série de nuances:

1. Se o conteúdo do conjunto de documentos inclui várias áreas homogêneas, seus nomes específicos não são listados. Neste caso, dado o seu nome geral modelo. O texto poderia ser: "Documentos sobre a organização da interação de Chefes de Defesa para combater o terrorismo."
2. Se o conteúdo está relacionado a um dos unidade administrativa-territorial, seu nome indicado no cabeçalho.

adicionalmente

Nos casos de manchete, que incluirá documentos de planejamento / declarações incluem dados sobre o período em que eles são compostos. Este pode ser um trimestre ou ano, semestre. Os títulos dos casos usados para resumir documentos homogêneos, o último nome é indicado no plural. Por exemplo: "Ordens sobre a promoção de funcionários da organização."

criando volumes

Nos casos em que é assumido que ele vai ser formado de várias partes (por exemplo, com uma quantidade significativa de documentação), primeiro formulado um colector comum, e em seguida (se necessário) – o nome para as suas partes. A última função de atualização realizada. Por exemplo: "Memo para 2015", "Volume 1. Memo para o 1º semestre de 2015". No decurso de complexos de formação e de apuramento cabeçalhos pode ser especificado documentos. Ao mesmo tempo que proibia a inclusão neles simplificada redação, não específica. Em particular, não é permitida a utilização de palavras como "diferente" "correspondência geral" e assim por diante. Recomenda-se evitar o uso de curvas complicadas e palavras introdutórias.

racionalização

Isso pode ser feito de duas maneiras:

1. Durante a formação da nomenclatura de toda a organização para o topo da lista de suportar manchetes em negócios, incluindo atos organizacionais e administrativos. Em seguida, em ordem de importância para indicar os nomes das outras categorias (contratual, planejamento e elaboração de relatórios, etc.) descendente. Consolidação de casos na estrutura de partição, bem como a atribuição dos apelidos deve ser baseada no relacionamento atos específicos e funcionais dentro deles.
2. Na formação de uma lista consolidada dos nomes das seções irão atuar diretamente nomes divisões com base no qual é feito esquemas de classificação. Os nomes são organizados de acordo com o pessoal.

definição de termos

período pré-definido é necessário garantir a organização de um acompanhamento regular da sua aplicação, adaptação atempada dos modos de armazenamento. Por exemplo, o tempo pode variar de temporário para permanente, se houver razões para isso. O prazo será de acordo com o modelo de dados (departamento) a lista de documentos que são criados durante a operação do empreendimento. Se essa lista não está disponível, use a nomenclatura aproximado / típico. Determinação dos períodos de retenção também podem ser realizadas em coordenação com as autoridades competentes dos Arquivos Federais.

atribuindo índices

É realizado para a identificação operacional e livre de erros de casos e documentos incluídos neles. Índice representa um símbolo formado com algarismos arábicos. Ela pode incluir por divisão de código com a adição de um número de série da caixa (com um hífen). Por exemplo, o departamento de contabilidade é atribuído Código 05. Como documento, a seção dos defensores relatório anual de abertura. Por conseguinte, a caixa que contém o acto, como uma parte da lista consolidado é o índice de 05-01.