Ata da reunião – fazer corretamente

Ata da reunião – um documento que reflecte as informações sobre os assuntos discutidos na reunião e as decisões tomadas. Pertence à documentação organizacional e administrativa. A informação no relatório elaborado pelo Secretário da reunião ou outra pessoa autorizada com base do gravador ou a gravação manual. Antes da reunião todos os documentos exigidos devem estar preparados: agenda, lista de participantes, textos, bem como esboços de possíveis soluções.

Ata da reunião da comissão ou outra autoridade será publicada em forma completa ou resumo. Este último não inclui a discussão das questões envolvidas e captura apenas as decisões tomadas.

Protocolo em forma completa compreende tipicamente duas partes – uma introdução e um principal. Introdução contém os nomes (e iniciais) do oficial presidente, secretário e membros da reunião, bem como as pessoas presentes. Se o número está presente há mais de 15, é feita referência ao obrigatória lista completa de nomes. Se estiver presente pertencem a diferentes autoridades, para cada posição e local de trabalho especificado.

Além disso, na parte introdutória deve ser necessariamente especificado agenda listando as perguntas em ordem de importância e relator indicação para cada nome do assunto.

Ata da reunião em sua parte principal é dividido em seções de acordo com a agenda. O texto de cada um dos pontos, como regra, é baseado no curto-circuito:

– Audição: Nome completo.

– Resolve-se (ou decidido): Nome.

Resumo cada texto do discurso é armazenado em um protocolo ou encerrado num artigo separado (neste caso, uma nota com um protocolo de referência no texto). No caso de um voto dado os seus resultados. Os minutos tem que ser feita para cada item tomada uma decisão.

A acta deve ser assinada pelo presidente e secretário da reunião. A data do protocolo será a data da reunião ou reuniões. Cada protocolo é dado um número de ordem do grupo de protocolo apropriado separadamente com uma letra de código, se necessário. Numeração está em ascensão ao longo do ano.

Ata de reunião do Conselho de Administração tem as suas próprias características. Requisitos gerais deste documento são fornecidos no texto da Lei Federal "On Joint Stock Empresas" (artigo 68). Além disso, se o conselho de administração na reunião deve adoptar uma resolução sobre a emissão de ações (títulos), de acordo com a Federação Russa aprovado pelo problema Padrões de títulos do protocolo da reunião deve refletir os resultados da votação nominal de todos os membros do conselho. Este é os requisitos regulamentares de base para o protocolo.

Na prática, a concepção de tais protocolos pode variar muito de acordo com o processo de elaboração e detalhe. Alguns protocolos corresponde à transcrição detalhada da reunião com uma reflexão de todas as observações e perguntas. O requisito para um tal protocolo de gestão é normalmente fixado em posição na placa de administração.

No outro extremo – extremamente breve ata da reunião, incluindo apenas as informações sobre a composição dos participantes, a agenda, a formulação das questões levantadas e as decisões tomadas.

variante óptima tipicamente está a meio caminho. relatório excessivamente detalhado é elaborado, via de regra, com base na acta da reunião. Na sua interpretação de possíveis imprecisões que distorcem o sentido das questões envolvidas. Além disso, não devemos esquecer que o direito de estar familiarizado com a ata da reunião, qualquer acionista tem. Ao discutir questões de negócios protocolo detalhado pode corrigir um monte de informações sendo um segredo comercial.

Por outro lado, o protocolo de falta excessiva pode induzir accionistas ordinários na ideia de uma abordagem formal e a falta de eficácia do Conselho de Administração. É desejável que cada pergunta indicam os iniciadores e os participantes na discussão, performances de anotação, e os autores são perguntas. Esta abordagem, entre outras coisas, faz com que seja possível estimar a contribuição de cada membro de forma mais eficiente.