documentos de arquivo organização de gestão: GOST, instruções, documentos, regras. Orientações para a gestão de documentos de arquivo

regras de gestão de documentos de arquivo contém os principais requisitos para trabalhar com papéis e materiais não envolvidos nas atividades atuais da empresa. Eles são formulados de acordo com o presente quadro regulamentar, processamento âmbito reguladora, de compilação e de armazenamento de informações. principais termos utilizados no âmbito da Norma conjuntos de arquivo Records Management. Ao elaborar-los em conta os avanços no uso da tecnologia e da tecnologia de informação avançada. Considere ainda mais a base de gerenciamento de registros de arquivo.

incidência

Diretrizes para o gerenciamento de registros de arquivo se aplicam a agências governamentais. Eles também são necessários para empresas envolvidas em certos tipos de trabalho. Em particular, os regulamentos se aplicam na parte da descrição, registro, preservação e uso de documentos de fundo de arquivo da Federação Russa, referiu-se à propriedade do Estado.

Subdivisões das empresas, que trabalham com filme, fonográfico, vídeo, fotografias, mapas, ciência e tecnologia, informações de telemetria, regidos pelas disposições estabelecidas no planejamento e elaboração de relatórios.

O dever eo direito de formar organizações nos arquivos para o armazenamento temporário de documentos da AF RF fornece a base da legislação sectorial (de 1993), a posição (entre 1994 e 1998.). O quadro regulamentar formar os actos jurídicos de importância regional. Consideradas as regras não se aplicam aos documentos, o trabalho que é regulamentada pela Lei Federal № 5485-1 e Decreto Presidencial № 1203 de 30.11.1995, o

realização

É uma reposição sistemática da base documental das unidades empresariais. Escolhendo inclui determinar:

1. Fontes.
2. Composição de materiais a ser recebido.

Como parte desta atividade também é realizada a transferência directa de documentos para o arquivo. Como fontes são:

1. unidades empresariais.
2. pessoas físicas.
3. estrutura subordinada.

A composição de materiais

para documentos de arquivo instrução de administração define que a aquisição é realizada temporariamente (mais de 10 anos) casos e armazenamento permanente. Também resume as informações sobre a equipe. Casos em que a vida útil de menos de 10 anos, como regra, os arquivos não são transferidos. Eles estão contidos nas partes relevantes da empresa. No final da vida útil de tais coisas são para ser destruído. Detalhes de caráter individual são transmitidas a pedido do proprietário. Posteriormente, eles são enviados para os Arquivos do Estado para o conteúdo permanente. A transferência deve também ser materiais Empresas precursoras e estruturas subordinadas liquidados.

gerenciamento de registros de arquivo e nomenclatura

funcionários autorizados que realizam trabalho com materiais de informação da empresa, faça uma lista sistemática dos casos. Ele chamou a nomenklatura. Na sua formação indica a vida de prateleira de materiais. para documentos de arquivo manual de gestão prescreve a divisão autorizada a monitorar e facilitar a prestação de serviços na elaboração da Nomenclatura. lista sistemática serve como base para a formação de estoques de materiais de informação (até 10 anos) armazenamento temporário e permanente. Nomenclatura é também um importante documento contábil. Ele é usado para o registro de casos de armazenamento temporário, incluindo um período de menos de 10 anos. O esquema de sistematização nomenclatura estabelecida pode ser usado no desenvolvimento de atos de arquivo cartão realizados.

classificação

Manter registros de arquivamento gestão é realizada em três tipos de nomenclatura:

1. Típico.
2. Exemplar.
3. Individual (para uma determinada empresa).

A primeira determina a composição dos materiais gerados em instituições semelhantes. nomenclatura padrão é considerado um documento regulatório. sistematizar aproximado determina a composição aproximada de material de informação para as empresas que são abrangidos pela sua acção, indicando o índice. Tem um caráter recomendatório. Estes tipos de sistematizar utilizado na formação de uma faixa individual e transferida para ele sem alterações.

Características de preparação

Os documentos para arquivamento de gerenciamento de registros corporativos sistematizado na forma prescrita de acordo com a nomenclatura de unidades estruturais. Este último deve ser acordado e assinado pelos líderes.

A nomenclatura da empresa é feita na forma geral. É rubricado pelo chefe do arquivo ou a pessoa responsável, assinado pelo chefe da prestação de serviços ou um empregado autorizado. Nomenclatura deve ser aprovado pela comissão de especialistas, e depois aprovado pelo diretor da empresa. Depois de realizar estes procedimentos chefes de divisões estruturais da empresa forneceu uma parte das secções relevantes.

A nomenclatura para o próximo ano formou no último trimestre do período corrente. Harmonização é realizada pelo menos 1 vez em 5 anos. Se você alterar a estrutura e funções da empresa, uma nova nomenclatura.

O procedimento para compilar Assuntos

Formação chamado agrupamento atos praticados de acordo com a nomenclatura. Arquivo organização de gerenciamento de registros inclui a sistematização de informações de acordo com o nome da pasta. Não é permitido o agrupamento de cópias duplicadas e rascunhos. As exceções são veículos de alto valor. não deve ser colocado em uma pasta de papel a ser devolvido.

Manter a manutenção de registros de arquivo é realizada em um sistema centralizado de informações de serviço materiais de manuseio disposição, e em um descentralizada – ambas as unidades estruturais, ea divisão acima. O agrupamento é realizado sob a supervisão direta dos responsáveis pela segurança dos meios de armazenamento. Se necessário, podem ser funcionários envolvidos do Estado Archive.

requisitos fundamentais

gestão de documentos de arquivo é realizada de acordo com as exigências da regulamentação. Ao formar as pastas com portadores de informação precisa atender aos seguintes requisitos:

1. Materiais para armazenamento temporário e permanente são agrupadas separadamente.
2. A pasta é incluído em uma cópia de cada papel.
3. A pasta deve ser materiais presentes para um ano civil. Do presente regulamento, no entanto, há exceções. Estes incluem:

• arquivos pessoais, que são formados ao longo de toda a duração do empregado relevante;
• materiais e estruturas de comitês eleitos em pé com eles, grupos adjuntos, arregimentados no período de convocação;
• instituições de ensino de papel, executados e agrupados em um ano escolar;
• materiais teatrais, que caracterizam as actividades da temporada;
• histórias, e assim por diante.

A pasta deve ser inferior a 250 folhas com uma espessura de não mais do que 4 centímetros.

Agrupamento dos actos administrativos

gerenciamento de registros de arquivo exige sistematização de diferentes tipos de suportes de informação. Estes incluindo atributo e atos administrativos. Eles são agrupados de acordo com o tipo e cronologia de aplicações:

1. As disposições dos estatutos aprovados por um acto regulamentar, agir como anexos. Eles são agrupados. Se as disposições, regulamentos, estatutos foram aprovados como atos separados, sistematizá-las em casos individuais.
2. Ordens e decisões das estruturas superiores para a sua implementação são agrupados por áreas da empresa.
3. Ordens relativas a pessoal, sistematizado de acordo com o período de retenção. Com um grande volume de material informativo atos expediente em lados diferentes da empresa, grupo separadamente.
4. Encomendas nas principais áreas de actividade são sistematizados separadamente dos atos de pessoal. Por exemplo, a ordem de gerenciamento de registros de arquivo está incluído na mesma pasta, e a nomeação do chefe de divisão responsável – para outro.
5. limites aprovados, relatórios, estimativas, listas detalhadas, planos e assim por diante. agrupadas separadamente com eles projetos.
6. Localização de documentos em arquivos pessoais é realizado na ordem em que são recebidos.
7. contas salariais pessoal faciais sistematizados em pastas separadas. Eles são organizados em ordem alfabética.
8. Reclamações, sugestões, queixas dos cidadãos sobre as actividades da empresa, os registros de sua consideração e implementação são agrupadas separadamente das queixas de indivíduos para assuntos pessoais.
9. Sistemática de correspondência é geralmente realizado em um período de calendário em ordem cronológica. Neste caso, as respostas são colocados após as perguntas. Em caso de renovação da correspondência sobre um determinado tema, que começou no ano anterior, os documentos incluídos na pasta do período corrente. Neste caso, indica o índice do ano anterior.

Fazendo portadores de informação aceites para a custódia

gerenciamento de registros de arquivo fornece uma série de requisitos para unidades estruturais, trabalhando com documentos em papel. Fazendo transportadores podem ser parcial ou completo. Depende do tempo de armazenamento. registo completo é realizado em relação aos documentos temporários (mais de 10 anos), um conteúdo permanente, bem como os actos em equipe. Trata-se de:

1. Hardcover pasta / agente ligante.
2. A numeração das folhas.
3. Elaboração da página-testemunha.
4. Formação de estoques internos, se necessário.
5. Fazer ajustes para os detalhes da folha de rosto. Eles podem tocar no nome da empresa, o número de registo de pastas, as datas extremas, e assim por diante.

Materiais para armazenamento temporário, incluindo um período de menos de 10 anos, elaborado em parte. Então, não tem permissão para realizar a sistematização de títulos na pasta, listas não numerados, não ser de etiqueta garantia.

nuances

Filme de arquivo gerenciamento de registros – uma atividade em que especialistas fornecer não apenas portadores de informação de segurança, mas também a oportunidade de trabalhar com eles em caso de necessidade. Para este fim, os actos que constituem a pasta, apresentado por quatro punção em uma capa de papelão. Eles também estão autorizados a ligar-se considerar a possibilidade de leitura de textos, resoluções, datas de vistos em todos os jornais.

Na preparação para o agrupamento de todos os elementos de fixação de metal são removidas. Materiais destinados ao armazenamento permanente e constituído por atos particularmente valiosos ou não formatados estão contidos em pastas fechadas três válvulas com cordas ou em caixas especiais.

Quando presentes em documentos não reclamados de natureza pessoal (livros de trabalho, cartões, cartões militares, etc.). Eles são colocados em um envelope separado e arquivado-lo para o resto dos materiais. No final da pasta tem de estar presente uma folha em branco-testemunha. No início da pasta suturada formulário para inventário interno. Para garantir a segurança e a ordem de disposição de cada folha de papel numeradas com algarismos árabes. Esta regra não se aplica à página e formas testemunha de inventário. Número é colocar a lápis no canto superior direito.

Folha testemunha

Ela é feita de acordo com o pedido. Ele contém as palavras e números:

1. Número de folhas com numeração.
2. O número de páginas de inventário interno.

A folha-Testemunha também prevê a numeração especificidade. Em particular, para determinar se há índices, códigos em falta, números de páginas com letras com fotografias coladas, páginas de grande formato, e assim por diante. Além disso, na folha de indicar a presença de folhetos de impressão na pasta, caso não tenham sido marcados na numeração principal. Folha testemunha Vised compilador. As alterações subsequentes no estado e composição das pastas devem ser marcados nele com referência aos actos relevantes. Não é permitido fazer folha de testemunha na página de título de uma pasta ou um volume de negócios líquido da última página do documento na mesma.

inventário interno

É formado para o armazenamento e as informações contábeis época dos factos (mais de 10 anos) e de conteúdo contínuo. inventário interno como compilado para as empresas criadas por variedades de documentos, títulos cujo conteúdo não foram divulgados. O formulário deve apresentar dados sobre os números de série de ataques em índices de pasta, títulos, datas e números de página.

Para o inventário interno anexado registro de resumo. Ele afirmou em algarismos e por extenso o número de documentos incluídos na mesma, bem como o número de folhas formando-o. Subscreve compilador inventário interno. Se uma pasta é ligado ou agrafado sem forma, a lista compilada está ligado ao interior da tampa frontal.

Mudanças na composição dos materiais deve ser refletida na pasta "Notes". Especificamente, refere-se à remoção, substituição de cópias em papel, incluindo documentos adicionais em uma pasta. Ao mesmo tempo colocar para baixo as referências aos actos relevantes. Se necessário, pode ser formada pela nova entrada para a folha de resumo de inventário interno, bem como a inscrição da pasta testemunhar.