Fluxo de trabalho na empresa. A gestão de documentos do Programa e manutenção de registros

automação de fluxo de trabalho é uma medida recorreram a por quase todas as empresas modernas. Mesmo pequenas empresas estão trabalhando com uma massa de vários documentos, incluindo cartas, orçamentos, facturas, contratos e todos os tipos de necessidades. É por esta razão que quase todas as organizações moderno está tentando usar esta medida como um fluxo de trabalho, que é fornecido à custa da integridade e preservação de dados, facilidade de encontrar e armazenar várias informações, e limitar a otimização do tempo necessário para a sua aprovação.

Por que fazer isso?

Praticamente todos os funcionários da empresa passam muito tempo tentando encontrar a informação certa, e as estatísticas eloquentemente diz que leva cerca de metade do tempo de trabalho. Como também acontece que você tem que recriar novamente em vez de reutilização todos os documentos que existem "em algum lugar". É um padrão é uma situação em que o texto original do tratado é um advogado no computador e entradas de diário sobre os títulos que acompanham a execução de contratos firmados no sistema de contabilidade, contas e atos estão contidos no departamento financeiro na forma de papel, e correspondência relativa a conduta do tratado trabalho é em funcionários caixas de correio electrónico. Este "dispersão" de informação é extremamente prejudicial para a segurança, integridade e consistência, é em tais situações não é a automação do fluxo de trabalho real.

Através da introdução de sistemas de informação especializados resolvido a maioria predominante de problemas. Por exemplo, alguns do sistema de orçamento proporciona a capacidade de criar um sistema de orçamentos interligados, seguindo-se a formação e armazenamento de diferentes versões de tais documentos, bem como uma indicação do seu estado. Assim, o problema é parcialmente resolvido documento orçamental pela utilização de tais sistemas.

Mas não se esqueça que o actual quadro orçamental, bem como contabilidade e ERP-sistema na esmagadora maioria dos casos trabalhar com informação estruturada, ou seja, o tipo de dados que podem ser criados e armazenados em forma de tabela. Segundo a maioria dos especialistas, a quantidade total de dados de qualquer informação comercial estruturado moderna fornece apenas 20%, enquanto o resto inclui e-mails, documentos de texto, vários relatos de negociações e reuniões, imagens, etc. Muitas vezes, sem a realização de estudos de informações não estruturadas simplesmente não é possível fazer uma avaliação kontektsta normal, que já está presente estruturada. Armazenamento, recolha e posterior tratamento desses dados é fornecida pelo uso de medidas tais como o fluxo de trabalho e gerenciamento de conteúdo da empresa de sistemas de informação.

O que é isso?

Com a ajuda do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos fornece às organizações de qualquer interação entre os funcionários de uma organização com base nos documentos apresentados. Novamente 1C documento prevê a criação de documentos, a possibilidade de movê-los sobre a organização e mantém o controle sobre a execução de documentos e processos descritos por usá-los. Assim, o documento eletrônico proporciona à empresa grande número de vantagens, traduzindo seu trabalho é realmente um novo nível.

Cada documento único neste sistema eletrônico é caracterizada por um conjunto de detalhes que caracterizam exclusivamente (muitas vezes referida como esses conjuntos de cartas). O cartão pode conter uma variedade de informações, incluindo o tipo de documento, data de formação e mudança, o autor, bem como espaço de armazenamento e muito mais. No futuro sistema de gestão de documentos irá fornecer armazenamento e recuperação da documentação exigida de acordo com os detalhes que foram especificados no cartão.

oportunidades

gerenciamento eletrônico de documentos fornece às organizações não apenas uma série de vantagens, mas também abre muitas novas possibilidades, que também é importante.

controle centralizado

Independentemente de quão grande é este ou aquele sistema de gerenciamento de documentos da empresa permite a rápida mudança na forma de documentos que circulam sobre ele. Por exemplo, para alterar o formulário de inscrição para qualquer um dos custos dos vários centros de responsabilidade apenas para fazer alguns ajustes para o modelo suficiente essa reivindicação, que já está armazenado no sistema. Depois disso, os funcionários que preenchem esse pedido não será capaz de usar as formas obsoletas de documentação, desde que o aplicativo é preenchido e enviado através do sistema.

Apoiar ciclo de vida documentação

Cada documento que vai desistir e processadas em qualquer empresa, necessariamente passa por várias etapas definidas. Por exemplo, quando se trata do orçamento corporativo, primeiro é necessário fazer, em seguida, aprovar e executar em horários especificados. Depois disso, vários desempenho real e planejada do orçamento sujeita a análise e enviadas para o arquivo. Em 1C documento fornece um controlo apertado sobre o ciclo de vida de documentos, tendo em conta os requisitos básicos do ambiente corporativo, bem como várias normas legais e padrões da indústria de negócios da empresa.

trabalho em equipe

sistema de gerenciamento eletrônico de documentos proporciona muito mais do que apenas uma organização do trabalho coletivo em documentos, e no atendimento será especialistas que estão em diferentes escritórios ou mesmo em cidades diferentes.

O sistema armazena um número suficientemente grande de versões do mesmo documento, além de dirigir e mudança, eles podem anotar os dados, isto é, adicionar-lhes alguns comentários e notas, sem afetar as informações básicas, que ele deve entregar.

confidencialidade

característica bastante importante de tais sistemas é que no mesmo 1C documento pode se inscrever através de uma assinatura digital especial seguido de criptografia de. Isto torna possível não só para confirmar a autenticidade de qualquer informação, mas também identificada exclusivamente com o autor, bem como para alcançar a segurança mais eficaz para armazenar vários dados, se necessário.

roteamento

Se o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não está disponível, então, nesse caso o empregado que participa na criação de determinados títulos, deve necessariamente entender que é melhor para transferir estes títulos. gerenciamento eletrônico de documentos na empresa para transferir automaticamente os dados pessoa certa.

Por si só, o encaminhamento é gratuito e rígida. Livre oferece uma oportunidade para documentar a direção de absolutamente nenhum destinatários conforme apropriado, enquanto a rígida fornece a regulamentação mais precisa, mas em casos especiais, a ação de pré-instalado na documentação do sistema das regras de trânsito pode ser um pouco de pausa (por exemplo, se você precisa enviar o projecto de documento para revisão com alguns especialistas externos).

controle de acesso

Existem várias opções de como distinguir entre os diferentes poderes de funcionários da empresa em termos de gestão de documentação. Assim, um fluxo de trabalho avançado permite que uma pessoa para dar total controle sobre os dados limitar a capacidade de editar ou até mesmo permitir que apenas vista ou anotar qualquer arquivo. Isso simplifica muito o trabalho com dados diferentes, e isso é importante – torna-se muito mais seguro.

integração

Para garantir a máxima integridade de dados, que é desenhado em uma empresa particular, gerenciamento eletrônico de documentos na empresa prevê a integração do sistema instalado com outros – financeira, industrial, analítico, etc. Através desta integração apresenta sistema de fluxo de trabalho moderno, muitas vezes uso feito o suficiente como uma espécie de elo de ligação entre os vários tipos de software.

Documentos de todos os sistemas, é logicamente relacionada a esta informação, chamada de contexto. Ele pode incluir o conteúdo de um documento ou e-mails, faxes, documentos de pagamento, registros de atividades, vídeo ou gravações de áudio, e até mesmo um monte de outras informações. O contexto do documento podem ser adicionados manualmente ou totalmente automatizar o processo, dependendo das preferências e necessidades de gestão.

Por exemplo, o moderno sistema de automação do fluxo de trabalho no processo de formação e as posteriores alterações aos orçamentos podem ser usados uma série de outras informações contextuais:

• todos os tipos de pesquisa de mercado, incluindo não só a sua própria, mas também aqueles que foram obtidos a partir de fontes externas;
• Vários acordos com os seus homólogos (compradores ou vendedores);
• documentos legais e de referência especiais;
• documentação adicional, o qual reflecte em si mesma quaisquer limitações ou pressupostos (como um exemplo, a taxa de inflação, taxas de câmbio e outros dados);
• actas das reuniões, realizadas para discutir qualquer versão é o orçamento, e incluem todos os tipos de comentários trabalhadores e observações de participantes do processo (muitas vezes tal documentação é enviada a todos os colaboradores via e-mail e armazenados separadamente de um orçamentais arquivos de informação).

Um usuário que está trabalhando com um orçamento, a qualquer momento, se necessário, pode ver qualquer um dos documentos acima, como a tecnologia de fluxo de trabalho moderno que lhe permite fazer isso sem nenhum longas pesquisas.

Que sistemas são usados com a gente?

Uma das soluções de software mais populares que podem ser encontrados em empresas russas pode ser chamado de uma combinação de utilitários do Microsoft Outlook com o Microsoft Exchange Server. A primeira aplicação, em princípio, fixado em quase todos os computadores, enquanto que o Exchange Server é levado muitas vezes para usar como um servidor de e-mail completo. Apesar do fato de que as empresas que já há algum tempo, foi a introdução do documento eletrônico realizada, esses programas são usados apenas como uma plataforma para e-mail, depois de algumas configurações centralizadas mesmo este software pode ser usado como um fluxo de trabalho de automação bastante funcional para quase todas as organizações .

No momento, o mercado russo é preenchido com dezenas de sistemas diferentes, por meio do qual a automação de gerenciamento de documentos e software similar oferece não só ocidental, mas também desenvolvedores nacionais. Mesmo a Microsoft, além dos programas acima, oferece ainda serviços públicos como o Content Management Server ou o SharePoint Portal Server.

O mais poderoso entre todos os sistemas existentes é considerada como Documentum, mas principalmente grandes empresas utilizam este processo de automação. Fluxo de trabalho de algumas empresas em detrimento de um software automatizado pacote Lotus Notes, mas muitos chamam de uma espécie de "designer para programadores", como configurado na base do seu sistema completo é bastante difícil.

Qual é a diferença entre os sistemas russos e ocidentais?

Se falamos sobre as principais diferenças entre utilidades domésticas e estrangeiras, eles estão disponíveis em escala capacidades. Por exemplo, se o sistema de desenvolvedores ocidentais podem operar em praticamente todos os sistemas operacionais, foi principalmente doméstico desenvolvido apenas para qualquer um deles, e, claro, que muitas vezes é o Windows. sistemas ocidentais são configurados para usar qualquer DBMS. Tais restrições sistemas russos podem prejudicar bastante a possibilidade de construção de plataforma cruzada, soluções integradas.

Em relação à funcionalidade, a principal diferença reside no fato de que na automação dokumentoproizvodstva Oeste e fluxo de trabalho implementado vários programas que podem ser emitidas sob uma única marca, mas a meta para uma variedade de propósitos. Por exemplo, o Documentum oferece uma série de produtos individuais, que são usados para automação completa e integração com ERP-system, apoiar a gestão de documentos de projeto e engenharia, etc. A maioria predominante de software desenvolvido na Rússia, que visa resolver um problema particular.

Também digno de nota é que a principal diferença reside na abordagem de ambas as partes para o que é um sistema de automação de fluxo de trabalho. sistemas ocidentais são destinados a fornecer automação completa e acompanhamento apoio através de uma variedade de processos de negócios dentro da organização, enquanto a esmagadora maioria dos programas domésticos para automatizar única determinadas funções.

O custo dos sistemas ocidentais de aproximadamente varia de US $ 400 a US $ 1.000 para cada trabalho, sem contar o custo de implementação, hardware e software necessários para garantir um documento eletrônico normal. Muitas vezes, auto-apresentação custa cerca de metade do custo usual de licenças, como a maior parte do programa para a automação do fluxo de trabalho implementado várias promoções, mas em algumas situações o preço de uma ordem de magnitude maior. Uma das mais difícil é sempre o projeto de automatização da documentação financeira como para a implementação de tais projectos custar cerca de 2-3 vezes maior do que o custo de licenças.

software nacional vendido a US $ 200-600 por assento, e para além disso tido em conta o custo dos programas adicionais e vários equipamentos. No final, o cálculo do valor comparativo é realizada praticamente da mesma forma como nos sistemas ocidentais.

características

Na grande maioria dos casos como uma direcção prioridade de automatização são os processos relacionados com a harmonização de documentos, por exemplo, o processo de preparação inicial e prosseguimento da execução dos orçamentos. No entanto, muitas equipes já estão usando automação de escritório e fluxo de trabalho, ou seja, com os procedimentos de documentos de entrada e saída de registro.

Introdução ao sistema eletrônico não é fundamentalmente diferente da introdução de quaisquer outros sistemas automatizados, portanto, é necessário para me debruçar sobre as características distintivas deste projeto.

Criação de armazenamento de classe empresarial

automação de documentos Introdução em qualquer caso, prevê certas repositório corporativo para armazenar toda a documentação. A estrutura lógica do armazenamento, o desenvolvimento e concretização de políticas de segurança, bem como hierarquia de armazenamento de documentos requer o máximo de precisão e devem ser realizadas numa fase inicial do projeto.

Deve-se ter em mente que a função de armazenamento pode ser implantado no início do projeto, assim que, numa fase inicial pode ser feito para mover todos os documentos dos locais de armazenamento atuais em um único repositório corporativo. Como resultado, os utilizadores podem familiarizar-se com qualquer uma das principais funções do sistema, e, simultaneamente, dominar e sua aplicação. Acelerar a adaptação dos funcionários para implementar sistemas pode ser através do uso de funções de serviço, tais como alertas sobre alterações na documentação, o aparecimento de novos documentos, etc.

Assim, o fluxo de trabalho necessário para qualquer empresa moderna, que procura desenvolver e melhorar suas operações.