A lista de documentos. Formas e regras de sua composição

O termo "inventário" é familiar não só os trabalhadores de escritório, mas também especialistas de outras indústrias e organizações. Ele é encontrado frequentemente nos jornais de propósito especial, e nos documentos de acompanhamento.

A organização trabalha no arquivo

Uma vez que os documentos vai cumprir a sua missão principal, tornam-se praticamente inútil no momento. Alguns deles são destruídos, eo resto são enviados para o armazenamento especial, que são chamados de arquivos. Aqui documentos são processados, sistematizado e determinado com antecedência sobre o armazenamento reservada para o quarto. Esta etapa é considerada a última na papelada. Todos os pacotes sobre a vida de prateleira, e deve listar separadamente de documentos para armazenamento temporário e permanente, assim como casos na equipe. Cada empresa (organização) no final do ano recolhe documentos oficiais para a transferência para o arquivo. Estas questões são geralmente envolvidos arquivistas. Se, no entanto, o pessoal empresa não tem uma tal unidade, o trabalho é feito por especialistas de RH, sob a orientação de funcionários de arquivamento. Eles constituem o inventário de títulos transferidos por departamentos individuais, com base no que é formado por uma lista resumida de documentos em toda a empresa.

Um conjunto de documentos para trabalhar

Às vezes um cidadão questão em particular ou organização deve apresentar não um, mas vários documentos oficiais. Tomemos, por exemplo, uma situação em que para a construção de uma concorrência entre as partes sobre o direito de entrar em contrato. Cada candidato deve fornecer à Comissão documentos de vários tipos, oferta, permitindo que o papel de conduzir atividades de construção, constituinte e outros documentos. Tudo isso está acontecendo em um único pacote e se referiu aos membros da comissão. Dentro dele tem que ser um inventário dos documentos, que lista tudo o que é dirigida em nome de uma organização particular. Este tipo de lista ou registo. Este papel é tipicamente feito de um certo padrão. Tudo muito simples. No topo da folha no meio é escrito o nome da "lista de documentos". Logo abaixo explica onde e por que a organização que eles forneceram. Em seguida, há uma tabela que consiste em quatro colunas:

1. o número de encomenda.
2. Nome do documento.
3. Páginas do documento e S__ po__.
4. Número de páginas do documento

Ele termina com um quadro-resumo da linha, que indica o número total de páginas no conjunto transmitido. Isso impede que a possível perda ou substituição de garantias previstas consideração.

fazendo Ministro

Com registro adequado manter todos os documentos na empresa no final do ano e processados são agrupadas em ação. Componentes fabricados de acordo com a nomenclatura aprovada, bem como as regras geralmente aceitas:

1. Os documentos são gerados em um único ano calendário. Como uma exceção no caso de documentos oficiais natureza rolamento podem ser combinados na documentação do serviço um caso durante vários anos.
2. Colocação de títulos é feita de cima para baixo.
3. Todas as folhas são necessariamente contados. Isto é para assegurar a integridade dos dados durante o armazenamento. Numeração deve ser feito no lápis no canto superior direito.
4. Se necessário, constitui um inventário interno dos documentos assinados pelo perito, o que era.
5. Papel costurado.
6. Chapas estiradas-testemunha.
7. Para cada caso capa é feita de padrão normal. Ele deve conter o nome completo da empresa e uma unidade particular. Em seguida é um código digital especial correspondente à nomenclatura. Depois que indicam a data e o fim da instituição do caso. E no fundo rotulado vida de prateleira.

correspondência

Ao enviar alguns pacotes, pacotes ou cartas valiosas com o conteúdo enviado para os documentos do inventário. Formar ele pode ser tomado em qualquer estação de correios. Funciona sob o número do formulário 107 e é um tipo de documento, que contém informações detalhadas sobre o número e conteúdo de valor. O preço de emissão do próprio remetente decide. Se verificar que um documento foi de pouco valor, a coluna correspondente do formulário de colocar uma pitada. Inventário incorporado em um envelope ou pacote diretamente na estação de correios. departamento trabalhador verifica a correção de registro e forma assegurado um selo. Inventário ser colocado em duplicado. Um enviado juntamente com os documentos e outras estadias necessárias com o proprietário de parcelas. Isto é feito para assegurar que, em caso de uma situação de conflito tem sido capaz de confirmar cada unidade de investimento. Depois disso, o envelope (parcela ou parcela) é selada e enviada para o destino.