A carta de gestão (amostra)

A carta de gestão – um documento que é parte integrante da comunicação empresarial. Na maioria das vezes ela é transmitida por correio e serve a troca de informações de uma maneira especial.

conceitos básicos

correspondência comercial é necessária para lidar com várias questões econômicas ou de produção. Com suas empresas e organizações de ajuda se comunicar com o ambiente externo: parceiros, clientes ou agências governamentais. Normalmente usado para esta carta de gestão.

É geralmente referido como um documento escrito, que pode ser:

• resposta às mensagens ou pedidos recebidos anteriormente;
• papel de acompanhamento guiada enviado juntamente com outros instrumentos ou materiais;
• carta iniciativa no caso em que o outro modo de comunicação não é possível.

Cada uma destas opções tem suas próprias características. No entanto, existem regras comuns, de acordo com o que é geralmente feito qualquer carta oficial. Isso é compreensível, porque é uma correspondência de negócios, por exemplo, muitas vezes começa a conclusão da maioria das transações. Um documento bem-formado pode criar no destino uma impressão favorável sobre os futuros parceiros potenciais.

Tipos de cartas comerciais

Dependendo das informações que contém a carta oficial, pode ser:

1. Cobrindo. No caso que contém a mensagem de que para ele há um conjunto de aplicativos.
2. Reivindicações. Ou seja, ele manifesta o seu descontentamento com uma situação particular (reivindicação).
3. Orientação. certas indicações são dadas no texto.
4. Garantia. O remetente confirma o cumprimento das obrigações futuras estabelecidas no documento.
5. Informações. A carta contém informações que podem ser de interesse para o destinatário.
6. Publicidade. A informação é fornecida para atrair à cooperação.
7. Carta de notificação. Para obter informações sobre eventos públicos.
8. Carta de confirmação. Ele observa o fato de obter esses ou outros documentos ou materiais.
9. Carta de pedido. O texto contém um apelo ao incentivo do destinatário para a ação.
10. Letra da mensagem. Ele fornece as informações específicas do remetente de interesse mútuo para as partes.

A finalidade destes documentos é a ligação entre as organizações ou departamentos.

Compilação de reivindicação carta

Em matéria de cooperação, por vezes, há situações em que uma das partes, por qualquer motivo, não cumprir as suas obrigações. Neste caso, o primeiro parceiro envia uma carta ao seu homólogo. Nela, ele geralmente apresenta as suas propostas para a eliminação de violações de seus direitos legais. Esta é a carta oficial. Uma amostra de um documento dessa natureza, você pode criar arbitrariamente. Neste caso, os seguintes pontos devem ser considerados:

1. O estilo de escrita deve ser o negócio oficial com a instalação da parceria.
2. A essência da reivindicação deve ser expresso de forma muito clara.
3. Durante a apresentação de informações necessárias para operar fatos de forma convincente concretas.

Na carta de reclamação deve conter:

• detalhes do remetente (nome, endereço do remetente e números de telefone);
• informações completas sobre o destino;
• descrição das circunstâncias em que houve uma situação de conflito;
• uma referência às normas legais, que por sua vez quebrou a contraparte;
• requisitos específicos para eliminar a violação, indicando o momento da sua implementação;
• conseqüências que podem ocorrer se a parte contrária afastar sua execução.

Especial atenção deve ser dada à forma como o serviço é composta por carta. A amostra deve ser desenvolvido para que o infrator não percebê-lo como uma ameaça. Deve ser lembrado que este é apenas um lembrete exigindo o cumprimento da lei.

regras de projeto

Particular atenção deve ser dada ao projeto de cartas de gestão. No entanto, a lei não prevê que quaisquer regras e regulamentos estritos.

Apesar disso, os seguintes pontos devem ser considerados obrigatórios na preparação desses documentos:

1. Qualquer carta oficial deve ser escrito no formulário. Ele está sendo desenvolvido por especialistas com antecedência em escritório e aprovado por uma ordem do diretor.

2. O documento deve conter certos detalhes:

2.1. Informações sobre o destinatário eo remetente.

2.2. número de referência e data desta carta. É necessário para o registo.

2.3. Conectar-se a informações semelhantes sobre a carta-pedido, se o documento é uma resposta a ele.

2.4. Título.

2.5. Informações sobre a presença de quaisquer aplicações com seus nomes e números.

2.6. Informações sobre a pessoa que assina o documento (posição e nome).

3. Em uma carta para ser lida em apenas uma pergunta. Tendo vários complicar a escolha do artista.

4. A informação deve ser estabelecido de forma muito breve, mas é claro. É desejável que o texto não mais do que duas páginas leva.

5. O direito de especificar detalhes do beneficiário. Se nós estamos falando sobre a organização, você deve aderir à seguinte sequência:

5.1. Nome da empresa (no caso nominativo).

5.2. A unidade estrutural (se necessário).

5.3. destino posição (no dativo).

5.4. Suas iniciais.

5.5. O endereço da empresa.

6. Se vários destinatários, você deve primeiro especificar o principal, e depois todos os outros.

Levando em conta todos esses fatores, o projeto de cartas de gestão, em princípio, não ser difícil.

A ordem de apresentação

Para o documento foi compilado corretamente, você deve ter em conta a ordem específica de apresentação das informações nele. Por exemplo, podemos considerar a opção de como escrever uma carta oficial de resposta. Primeiro, precisamos lembrar que, de acordo com as regras de etiqueta, é necessário responder à informação dentro de dias após a sua recepção. Se nós estamos falando sobre a mensagem de e-mail, o tempo ideal não é mais de duas horas. No caso de aderir a tais regras não é possível, é melhor enviar uma mensagem para o parceiro.

A carta em si, na verdade, será composto de duas partes:

1. Introdução. O remetente define o tema, a causa e fundamento da sua escrita. Você pode consultar os regulamentos, que por lei são a base para dar uma resposta. Além disso, você deve prestar atenção a alguns pontos relativos a esta situação. Eles vão ajudar a revelar a essência da questão.
2. Resumo. Esta parte visa explicar e convincente. O texto deve ser conciso, claro e conciso, e indicar os factos – comprovada e objetiva. Se necessário, podem ser confirmados por números reais.

Depois de um tal texto é geralmente seguido por uma lista de aplicativos. Termina um documento assinado pelo remetente. Além disso, é necessário saber como escrever uma carta oficial, a fim de não ofender o destinatário. Em primeiro lugar, a referência a ele é desejável para começar com a frase "Caro." Em segundo lugar, você pode usar as frases de texto particípio verbal como "tendo considerado cuidadosamente a sua proposta," ou "para testar exaustivamente os seus comentários." Tal adesão a etiqueta só irá beneficiar ambos os lados.

ação Procedimento

Elaboração de cartas oficiais é da responsabilidade dos funcionários, secretários e outros funcionários que são atribuídos estes deveres. Ser aceito para o trabalho que tem que aderir a sua sequência de ações. O processo de um documento, tal geralmente passa através dos seguintes passos:

1. Um exame cuidadoso das circunstâncias do caso. Você deve controlar completamente a situação, a fim de avaliar suas possíveis soluções.
2. Elaboração do projecto de carta. É necessário ter em conta todos os requisitos estabelecidos acima.
3. Harmonização do texto preparado. Às vezes é necessário para editar a luz dos comentários da cabeça. Ele pode fazer alguns esclarecimentos ou explicações sobre o assunto.
4. Aprovação do seu supervisor.
5. A finalização e assinatura do documento.
6. letras de registro.
7. O envio de email para o destinatário.

Só depois de passar por todas essas etapas, a carta chegou ao destinatário, será capaz de cumprir sua missão.

normas imperativas

Para colocar uma carta oficial, você deve ter em mente que a primeira página do necessariamente impresso em um formulário especial. Para o resto, você pode usar folhas limpas regulares de A4. Aqui é preciso lembrar que o campo de texto muito tem seus limites: superior e inferior são 2 cm, à esquerda – 3,5 cm, direita – 1 cm. Não é necessário para quebrar o tamanho padrão para caber as informações em uma página. É melhor para observar todas as regras e simplesmente adicionar uma página adicional.

Digite o texto também deve estar de acordo com as regras:

1. Para imprimir, utilize a fonte padrão Times New Roman. Outras opções melhor não aplicar.

2. Tamanhos de fonte também regulada:

• para o texto principal – 14;
• páginas de alinhamento, e uma marca da performance – 12.

3. A colocação de detalhes também realizados de acordo com as regras:

• espaçamento entre linhas – 1;
• alinhamento de texto é feita por "width";
• transferências são colocados automaticamente;
• a distância do cabeçalho para o número de série é de 2 espaçamento entre linhas, e a partir dele para o texto principal – 3.

O cumprimento destas normas é obrigatório para a execução correta das letras correspondentes ao destino.

detalhes da localização

A fim de elaborar uma carta de negócio padrão, você precisa saber exatamente onde eles devem ser colocados, seus detalhes e componentes. As respostas a estas perguntas contém uma GOST R 6,30-2003. Ele descrever em detalhe a forma de cartas oficiais. Na verdade, é uma amostra em que a totalidade de todos os detalhes do documento está localizado em uma determinada maneira. Ela é necessária para:

1. Para unificar o processo de escritórios de auto-registro (de negócios) cartas.
2. Ser capaz de avançar centralmente preparar formulários padrão, reduzindo a necessidade de realizar o trabalho manualmente.
3. Facilitar e reduzir a recuperação de informação visual tempo.
4. Expandir as capacidades de processamento de cartas com a ajuda de computadores e outros equipamentos.

Assim, por carta comercial convencional utiliza 30 detalhes padrão, que estão localizados em áreas obrigatórias onze:

• logotipo e emblema;
• autor;
• os dados iniciais;
• cabeçalho;
• aprovação;
• destinatário;
• resolução;
• texto;
• assinaturas e aplicações;
• coordenação e garantia;
• Marks.

Inserção de informações em determinados sectores permite que os profissionais para melhor navegar pelo documento, e os usuários comuns facilita o processo de sua preparação.

requisitos básicos

Alguns líderes acreditam erroneamente que a correspondência de negócio pode ser realizada de forma arbitrária, sem seguir todas as regras e regulamentos. Mas os especialistas que são responsáveis por isso, deve conhecer os requisitos básicos para a carta oficial:

1. A presença de forma especial (corporativa).
2. O uso adequado e detalhes de colocação.
3. O texto deve ser legível e bem editado. Para explicar a essência da questão é melhor dar preferência a propostas comuns simples. É necessário falar brevemente com cada palavra carregava um máximo de informações.
4. Dependendo do tipo, o documento deve ser emitido em conformidade. A carta também pode conter vários aspectos. Neste caso, a exposição é necessário tentar combiná-los.
5. O uso adequado das normas estabelecidas para digitação.
6. Tente chegar ao conteúdo da carta não foi expressões categóricas. O destinatário pode interpretar a frase como uma ameaça. Ao conceber propostas melhor usar as palavras introdutórias como "aparentemente", "como você sabe", "possível" e "como".

Estes requisitos são, na prática ajuda a manter a gestão de documentos na empresa.