Os documentos sobre o pessoal, seus tipos. Quais são as ordens na equipe?

Independentemente do tipo de atividade, qualquer organização que trabalha com as pessoas. registro legal dos trabalhadores é necessária em todas as fases da relação de trabalho. A estrutura de documentos pessoais criadas nesses casos inclui muitos tipos diferentes de regulamentos de valores mobiliários e dados pessoais.

O empregador é obrigado não só para manter adequadamente os documentos para o pessoal da contabilidade, mas também para organizar o seu armazenamento e arquivamento, e, se necessário, a destruição. Todas estas acções devem estar em conformidade com as normas da legislação.

Quais são os ingredientes de documentos pessoais

Todas as etapas do movimento de funcionários deve ser refletida nos títulos relevantes. A estrutura de documentos relativos ao pessoal, refletindo o movimento de pessoal, inclui o seguinte:

• documentos relativos à pesquisa e recrutamento;
• documentos que refletem as atividades atuais dos empregados;
• regulamentos que regem o processo de trabalho e das relações humanas;
• várias ordens na equipe, como publicadas de uma forma geral, e padronizados;
• documentos, incluindo informações pessoais sobre funcionários;
• documentos de arquivo na equipe;
• documentos de contabilidade pessoal e perfis;
• outros tipos de documentos na equipe.

Regras de registro de documentos na equipe

O pessoal da equipe e empresas de serviços de secretariado precisa se lembrar de projetar documentos pessoais de acordo com as exigências da lei. As regras prescritas nos regulamentos da empresa, não deve contradizer as instruções dos superiores.

execução adequada de documentos sobre o pessoal da empresa indicado nas instruções relevantes. Nele, com exemplos e referências devem incluir todas as nuances da fixação no trabalho de papel com o pessoal. Este regulamento é emitido e aprovado pela liderança da organização e tem uma duração ilimitada.

documentos individuais podem ser emitidos em formato electrónico e em papel. Se o texto é escrito à mão, é necessário controlar a precisão da escrita e tente não fazer rasuras. Qualquer erro corrigido deve ser confirmado pechtyu organização e certificado pela assinatura do chefe.

pessoal documentos contabilísticos são muitas vezes em segredo, porque eles contêm informações pessoais protegidas legalmente. Para trabalhar um número estritamente limitado de profissionais autorizados a eles.

Pedidos de pessoal

O pessoal de serviço documentos são dois tipos de ordens:

• ordens de empresa na atividade principal, mas relacionados com o trabalho dos funcionários;
• encomendas para composição pessoal da empresa.

Eles diferem na forma de registro, procedimentos de aprovação, assinatura e publicação. Além disso, com ordens pessoais mais propensos a trabalhar funcionários do departamento de pessoal. Lá eles e armazenados separadamente de outros documentos. Estas ordens são parte dos documentos sobre o pessoal da organização.

A maioria dos pedidos pessoais de uma forma padronizada. A usabilidade de tais formas implica a sua unidade para a empresa. No entanto, o uso obrigatório de formulários padronizados prescritos apenas agências governamentais e organizações orçamentais. Empresas com qualquer forma de propriedade não pode aderir a estas regras.

Entre as mais comumente encontradas ordens pessoais como segue:

• ordens sobre contratação e demissão:
• encomendas para o movimento e transferência;
• ordens de viagem;
• ordens para todos os tipos de férias ;
• regulamentos sobre certificação, educação e formação, e assim por diante. d.

Qualquer ordem na equipe levado ao conhecimento do trabalhador a que se refere. Se por qualquer motivo o empregado não assinar o documento, em seguida, ele é elaborado.

Todas as encomendas pessoais devem ser submetidos a inscrição obrigatória num registo especial. Neste caso, eles recebem um número, o que mostra que eles colocaram na conta, e sua implementação é monitorada. cópia da ordem necessariamente arquivado em um assunto privado, o documento original é armazenado separadamente por um ano, em seguida, enviados para os arquivos ou destruídos.

documentos de pessoal da empresa

Em cada organização, dependendo da forma de propriedade e outros recursos, irá criar uma variedade de documentos sobre o pessoal da empresa. A lista deve ser trazido por instruções de administração de RH.

Na maioria das vezes ele é:

• pessoal;
• a lista de posições;
• trabalhar livros e formulários em branco de registro de emprego;
• cópias de documentos pessoais de funcionários;
• documentos de contabilidade pessoal e registros de pessoal;
• funcionários e outros trabalhadores manuais e contratos de trabalho;
• ordens ou instruções relacionadas com os funcionários da empresa sobre as atividades do núcleo;
• documentos à Comissão de Certificação;
• orientações e outros documentos sobre a formação e desenvolvimento profissional;
• documentos sobre férias, viagens de negócios e transferências;
• várias ordens ou instruções por parte do pessoal;
• notas, declarações e memorandos oficiais da equipe, e assim por diante. d.

Cada empresa determina independentemente dos tipos desejados de documentos em equipe ea forma como eles criar e armazenar.

Fazendo pessoal negócio

As informações mais importantes e completas sobre o empregado entrou em um assunto privado. Os documentos e as características de sua aquisição são determinados por cada organização independente e não se esqueça de registrar no documento normativo. Você pode costurar ações, tanto para a frente e em ordem inversa, ou para formar grupos.

arquivos pessoais podem ser realizadas tanto na maioria das pessoas na organização, e exclusivamente sobre as cabeças e especialistas líderes. Na prática, porém, a maioria das organizações preferem ter um conjunto de documentos e outras informações sobre qualquer empregado, independentemente de sua posição e status.

As categorias de documentos e cópias a serem armazenados no arquivo pessoal do empregado:

• perfil ou lista pessoal servir para consolidar as informações biográficas básicas;
• cópias de documentos de identidade e educação apoio e qualificação, – passaporte, diploma, certificados e licenças;
• cópia do registro de emprego;
• pedido de admissão, transferência e outros;
• cópias de todas as ordens ao trabalhador;
• uma cópia do contrato de trabalho;
• outros documentos pessoais.

Para cada funcionário iniciar uma pasta separada, que entrou com os documentos mencionados acima e suas cópias. arquivos pessoais armazenados separados de outros documentos pessoais. Eles contêm dados pessoais e, portanto, não deve ser acessível a pessoas não autorizadas.

cartão pessoal: como aplicar?

cartão pessoal empregado unificada é obrigatória para todas as empresas, independentemente da propriedade. É o documento de base destinados a prestar contas para os funcionários da organização.

cartão pessoal contém todas as informações básicas sobre o funcionário. Preenchê-lo normalmente com a mão, mas é permitido fazer a informação primária com a ajuda da tecnologia. Conduzido cartão pessoal todo o tempo do funcionário na organização. Ao preencher esta secção é permitido para imprimir e colar de inserção.

Ao preencher o cartão pessoal observe os códigos de referência. Eles estão listados à direita da tabela, as informações em que unificada. As informações nestas seções devem cumprir classificadores e outros documentos normativos.

cartões pessoais serão devidamente armazenados separadamente de outros documentos pessoais em um cofre ou em um armário de metal com fechadura. Este documento contém dados pessoais e sujeitos a contabilidade rigorosa. Quando demitir um empregado uma entrada apropriada, e um cartão pessoal emitido em armazenamento de arquivos.

Work-book: processamento e armazenamento

Work-livro – um documento que certifique a experiência de trabalho, tempo de serviço e posição do empregado. Sua manutenção é uma obrigação para todos. Ele é colocado no início do trabalho e depois acompanha a pessoa até a aposentadoria.

A obrigação de compra formulários em branco e livros inserções de trabalho deitado sobre as contas da organização. Sua equipe mantê-los em casa em um funcionários seguros e pendentes do departamento de pessoal, mediante pedido. Esta entrada é feita no razão relevante. A administração não é recomendado para formas trabalhadores e ouvido limpo livros de trabalho de origem desconhecida.

Emitido história de emprego sempre apenas pela mão. As gravações feitas com uma caneta esferográfica com tinta azul. Se ocorrer um erro, é necessário para corrigir e confirmar que a assinatura da administração e do selo da organização. Todas as suas informações devem estar em conformidade com a lei e regulamentos.

registros de emprego são separados de outros documentos em um cofre. É proibido dar aos seus funcionários e as partes mais terceiros. Se as pessoas na sua organização para receber informações sobre as entradas neste documento, ele faz uma cópia de todas as páginas, então eles são costurados, e cada página é estampada. Quando descartando um cartão de registro de trabalho empregado concedido no mesmo dia.

armazenamento operacional dos documentos pessoais

O armazenamento adequado dos documentos em equipe – um dos principais deveres dos oficiais de recursos humanos. A informação contida neles, pertence à categoria de pessoal e não deve ser divulgado. Além disso, armazenado e processado tais documentos devem ter lugar em condições especiais.

Antes de assinar um contrato de trabalho com um empregado em perspectiva tomada obrigatoriamente uma autorização por escrito para processar dados pessoais. Uma cópia do documento é arquivado em um negócio privado ou em uma pasta separada.

Todos os documentos relativos aos dados pessoais devem ser armazenados separadamente das ações ordinárias. Acesso a eles só é permitido departamento de pessoal qualificado e o primeiro chefe da organização. partidos e organizações terceiros para divulgar dados pessoais dos funcionários é estritamente proibido. A exceção é a autoridades judiciais e do Ministério Público, para fazer um pedido formal documentado.

Para armazenar documentos pessoais são uma separada gama de assuntos. Pastas e caixas de documentos em um armário fechado. É aconselhável isolá-los da luz solar directa e alta temperatura. Para um grande número de documentos é aconselhável para alocar uma sala especial.

arquivos pessoais, perfis e cartões pessoais são armazenados no nível operacional, desde que a organização está trabalhando com um funcionário particular. Após a queima, eles são enviados para armazenamento de arquivos.

ordens de pessoal são armazenados dentro de um ano após a sua publicação. Funcionários e outras instruções sem fim até que a sua abolição. Pessoal, bem como o calendário de feriados são publicados anualmente e são armazenados no departamento de pessoal ou a contabilização de um ano após a conclusão da acção.

Arquivamento de documentos pessoais

Após o vencimento do pessoal da loja de dados operacionais são enviados para o arquivo de documentos na equipe. Esta pode ser uma divisão da organização ou um terceiro, geralmente o Estado, a organização.

A lista de documentos a ser arquivamento de longo prazo, o seguinte:

• arquivos pessoais, perfis e cartões pessoais demissões de funcionários;
• não reclamados livros de trabalho e inserções;
• ordens e instruções na equipe com um prazo de validade expirado;
• revistas em função do movimento de documentos de pessoal;
• pessoal;
• programações de férias;
• outros documentos que necessitam de armazenamento exigido por lei ou pela Comissão.

Documentos nos arquivos do Departamento de equipe prepara um secretário. armazenamento de longo prazo do caso e outros papéis possível na organização, e que o contrato em uma instituição especializada.

Documentos para a pasta de armazenamento de longo prazo por forma data, a partir da mais antiga. É necessário acompanhar de perto a segurança física do papel e, se necessário, para fazer e certificar uma cópia. Todos os casos são numeradas e costurado lençóis, depois que um inventário é feito.

Pastas com documentos devem ser colocados de forma ordenada. No quarto é necessário para manter a temperatura óptima e humidade baixa, e evitar a exposição à luz solar directa. Racks devem ser regularmente limpo de poeira e processamento de documentos sala de roedores e outras pragas.

Destruição de documentos pessoais

Apesar do armazenamento a longo prazo, os documentos de pessoal pode ser destruído. Antes esse procedimento é realizado reunião da comissão especial, que coletivamente tomar uma decisão sobre o futuro de documentos pessoais.

Destruição é sempre vai estritamente de acordo com a lista, na presença de todos os membros da comissão. Isto pode ser queimadura, destruição por moagem, prensagem e outros métodos.

A composição dos documentos pessoais é multifacetada e diversificada. Funcionários de serviços de RH e empresas de gestão deve saber como executar corretamente, armazenar e destruir.