Tempo de trabalho. Horas de trabalho: exemplo, amostra

Eficiência torna as pessoas bem sucedidas, competitivas. Uma excelente ferramenta para pesquisar com que efetividade você usa o tempo de trabalho é uma fotografia do seu tempo de trabalho, ou seja, também é chamado de tempo. Que tipo de ferramenta é, como usá-la e quais resultados ela traz – leia o artigo.

O que é uma foto do tempo de trabalho?

Este é um método de investigação em que todo um dia útil ou um certo período de tempo é submetido a uma medição contínua. Através desta observação, você pode obter informações sobre o que um funcionário, um grupo de funcionários ou uma equipe está trabalhando durante o dia útil. A observação é conduzida por um especialista, e pesquisas similares podem ser realizadas de forma independente. A reparação de todas as ações, tanto relacionadas ao trabalho, quanto distrações, quebras de fumaça, comunicação informal, etc., estão totalmente expostas.

Entre os funcionários que gostam do gerenciamento do tempo e conscientes da importância do gerenciamento do tempo, esta é uma ferramenta popular. Além disso, se você estiver interessado na questão de como otimizar o horário de trabalho, a imagem das horas de trabalho será o primeiro passo. Você pode controlar apenas o que é medido. Muitas vezes, apenas o monitoramento, mesmo sem fazer mudanças no dia útil, já leva a uma maior eficiência.

Objetivos

Este método persegue uma série de objetivos. Uma das mais importantes é a identificação de perdas de tempo durante o dia útil. O próximo é identificar as causas da perda de tempo e desenvolver um sistema de medidas que lhe permitirá trabalhar de forma mais eficiente. A foto do horário de trabalho permite desenvolver limites de tempo para os processos de trabalho, assumir a experiência organizacional dos funcionários mais bem-sucedidos e treinar outras pessoas para obter altos resultados.

Especialmente valiosa, essa pesquisa se torna, quando a questão da expansão ou redução de pessoal, a redistribuição de deveres é resolvida.

Se você quiser discutir com o seu supervisor um aumento no pagamento de sua mão-de-obra ou uma busca por um assistente, uma foto individual auto-feita do seu horário de trabalho se tornará uma excelente base de evidências. Você terá argumentos de peso, o líder levará suas propostas mais a sério se você se preparar dessa maneira.

Realização de uma foto de horas de trabalho

Apesar de o nome do procedimento conter a palavra "fotografia", não é necessária nenhuma técnica fotográfica. Apenas o papel e as canetas são suficientes. Para simplificar a tarefa, foram desenvolvidos formulários prontos com padrões de preenchimento. Eles podem ser encontrados em sistemas legais como "Consultor". O formulário pode ser desenvolvido independentemente ou pela tabela comum.

Um dia nem sempre é suficiente, então a observação pode ser realizada por vários dias.

Todo o processo pode ser dividido condicionalmente em três etapas: preparação, processo de observação, processamento de resultados. Na fase preparatória, os formulários são completados e concluídos, na fase de observação, um registro é mantido, na fase de processamento dos resultados, o tempo necessário para este ou aquele tipo de trabalho é contado, a eficiência é analisada, são extraídas as conclusões.

Cálculo de resultados

Para ser mais conveniente considerar, o mesmo tipo de operações são combinadas, agrupadas. Os grupos mais populares são:

• Trabalhar na preparação e conclusão (iniciar o equipamento, preparar as ferramentas necessárias, desligar o equipamento, limpar o local de trabalho).
• Assuntos organizacionais.
• Tempo utilizado para o cumprimento direto das funções.
• Pausas para descansar e almoçar.

É possível identificar grupos menores, se isso for apropriado para um estudo específico. Em seguida, calcula-se um coeficiente que mostra a eficiência ou a ineficiência do dia útil do trabalhador.

Em branco para o tempo

O formulário deve conter um "cap", que inclui informações sobre o nome completo e especialidade do empregado, a empresa que está sendo investigada, a data e hora da análise.

Então deve haver uma mesa. A primeira coluna é o número de série, então a coluna para o nome do trabalho a ser executado. Na terceira coluna, há um período de tempo, de quantos e quanto de trabalho foi feito. A quarta coluna conta a quantidade de tempo que demora a funcionar. Você pode adicionar uma coluna para notas.

Principais tipos de pesquisa

Olhe para um funcionário, então esta será uma foto individual. Pode assistir a um grupo ou a uma brigada, então será uma imagem de grupo ou equipe.

Se a observação for realizada durante todo o dia útil, então essa fotografia é chamada de clássica. Você pode sujeitar a fixação não o dia todo, mas apenas seus momentos individuais.

Outra divisão já foi mencionada acima. Você pode observar o especialista, ou você pode fazer fotografia sozinho. Se você usa um observador externo, você pode encontrar uma reação negativa dos funcionários. Eles podem se recusar a trabalhar sob supervisão ou, inversamente, começar a trabalhar mais rápido e mais do que o habitual, o que levará a dados incorretos sobre os custos de tempo.

Estudos também podem ser realizados usando equipamentos de vídeo. Por um lado, isso permite obter informações objetivas, por outro – nem todas as ações podem ser claramente delineadas, observando-as apenas do exterior, sem comentar a pessoa que realiza o trabalho.

Treinamento psicológico

Um estudo de como os empregados usam o tempo de trabalho é uma imagem do tempo de trabalho, uma maneira simples tecnicamente, mas psicologicamente complexa. Os funcionários percebem tais estudos como uma tentativa de monitorá-los, piorar as condições de trabalho, identificar falhas e punir.

Portanto, é importante prestar atenção às explicações preliminares sobre a importância de tal estudo. A influência séria é exercida pelo clima psicológico na equipe. Se as pessoas trabalham em uma atmosfera de confiança e de boa vontade, irão de bom grado encontrar tudo que ajudará a tornar a organização mais eficiente e competitiva. Se, pelo contrário, o coletivo é caracterizado por desconfiança, punição constante, será extremamente difícil obter informações confiáveis que realmente dêem resultados.

É importante construir um sistema de motivação no qual seria vantajoso que os funcionários trabalhem de forma mais eficaz.

Vamos dar um exemplo

Não é possível que nenhum funcionário faça um cronograma exato do dia útil. É muito difícil fazê-lo com empregados empregados em cargos gerenciais, especialmente a imagem do horário de trabalho do contador é particularmente complicado. É mais fácil com aqueles especialistas cujas operações possuem limites claros e características distintivas. Em regra, estas são especialidades de trabalho.

Vejamos um exemplo. O funcionário é o gerente no departamento corporativo. Antes que você seja uma foto do horário de trabalho (amostra):

• O início do dia útil é 9-00.
• Preparação do local de trabalho (carregamento do computador, preparação de documentos) – 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Conversa telefônica com o cliente-chave – 9-30.
• Verificando o e-mail – 9-42.
• Preparação do contrato para o cliente – 9-53.
• Break – 10-37.
• Preparação da apresentação de um novo produto para o cliente – 10-57.
• O almoço é no dia 14-05.
• O estágio de um novo funcionário é 14-58.
• Break – 16-15.
• Ligar clientes – 16-30.
• No final do dia (limpar a área de trabalho, desligar o computador) – 17-55.
• Cuidado em casa – 18-00.

Agora precisamos calcular quanto tempo cada ação levou, distribuir os tipos de trabalho em grupos, para calcular o fator de eficiência do gerente. Esta foto do tempo de trabalho (exemplo) ajudará você a fazer o seu próprio.

Quem precisa dessas informações?

Em primeiro lugar, as pessoas interessadas são gerentes e proprietários da empresa que desejam entender o quão bem a equipe está carregada otimamente, se os recursos de mão-de-obra da empresa estão sendo efetivamente utilizados.

Empregados do departamento de RH, os departamentos de RH também precisam de estudos semelhantes para compilar descrições de cargos executáveis, selecionar exatamente o número de funcionários necessários na organização, para realizar trabalhos de pesquisa.

Os funcionários responsáveis também estão interessados em garantir que o dia útil seja usado de forma eficiente, sem tempo de inatividade e trabalho, que não há situações com reprocessamento ou trabalho realizado em casa.

Agora você está familiarizado com a metodologia que permite que você avalie se o tempo de trabalho é efetivamente usado (imagem do tempo de trabalho). Tente aplicar o método na prática, você encontrará uma grande quantidade de reservas, você verá como funcionar de forma otimizada. Graças a essa abordagem, você pode se transformar em um dos funcionários mais produtivos da empresa, e isso certamente será visto e apreciado.