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Software de gerenciamento de documentos

O software foi inicialmente desenvolvido sob o slogan "Vamos simplificar o fluxo de trabalho". Mas todos os que estão conectados com essa circulação de documentos já estavam ocupados 8 horas por dia e permaneceram no negócio. Os programas não liberam horas de trabalho. Pelo menos, a maioria dos produtos de software existentes para o fluxo de trabalho tornaram o trabalho apenas mais complicado e complicado. A única coisa que é bem sucedida com os programadores nessa direção é a total dependência da empresa no funcionamento de seus programas.

Por exemplo, não há muito tempo eu era uma testemunha de uma declaração contábil de que eles não podem calcular e libertar uma pessoa em licença. As condições eram algo específicas, mas, no final, tudo estava dentro do código trabalhista atual. E a única razão clara para a recusa do empregado foi a incapacidade do programa de férias digerir a situação proposta. Uma pessoa recebeu várias opções típicas, mas que foram investidas nas funções disponíveis do software de contabilidade. Ao mesmo tempo, o motivo principal era tanto quanto possível escondido e surgido, apenas depois que o empregado foi ao princípio e começou a insistir sozinho. No final, o que acontece? O programa deve melhorar os processos de produção e, de fato, impõe restrições adicionais sobre eles.

Ou um exemplo de sua própria vida. Eu tenho um tipo de hobby – programação em um ambiente VBA. Durante vários anos de trabalho no escritório, foram criadas mais de uma dúzia de "obras-primas" bastante complexas e um grupo de menores, dos quais apenas se acostumaram, e um requintado requinte. E, do ponto de vista da programação, estas eram macros bastante complexas que operam e processam grandes quantidades de informações. E todos trabalharam bem. Algum tempo. Mas apenas a arte em sua forma pura revelou-se não tão praticamente aplicável. A partir da última implementação bem sucedida, lembro-me do programa de reescrita de texto feito em vba para o Word e do programa de coleta de relatórios mensais no Excel.

Das minhas observações e experiências mal sucedidas, posso oferecer vários critérios que são obrigatórios para a obtenção de um programa que na verdade pode enraizar-se e ser útil no escritório:

  • – Se o resultado final do programa for um documento, ele deve ser emitido em um formato conveniente para a edição manual. Não apenas a impressão, mas em um arquivo conveniente para mudanças. Se, então, essas alterações permanecessem no histórico, então nós salvamos o arquivo modificado.
  • – o programa, por um lado, deve poder inserir informações por qualquer usuário, por outro lado, um módulo de monitoramento e pronta correção de erros cometidos por um número limitado de especialistas
  • – ao inserir dados do performer, apenas são necessárias listas. Não deve haver associações. Todas as adições de subtração devem ser feitas pelo programa. Dê às pessoas a oportunidade de contar o número de linhas e de 10 pessoas 1 irá contar incorretamente, e 1 à sua maneira.
  • – ao inserir dados, o software deve proporcionar uma oportunidade para deixar quase todos os campos vazios com a possibilidade de preenchê-los mais tarde. Pense cem vezes antes de exigir um campo obrigatório.
  • – a automação complexa é possível apenas para as ações mais primitivas. E uma vez que normas rigorosas praticamente nunca existem, apenas as operações mais rotineiras precisam ser automatizadas. O programa deve ser uma ferramenta, não um substituto para o artista.

Você não pode acreditar, você pode verificar, mas ignorar o acima dê origem ao resultado de que a automação será uma hemorragia burocrática. E, afinal, quero muita felicidade automatizada em todos os lugares.