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Como usar o fax?


Praticamente todos, mesmo os mais pequenos, o escritório atualmente possui um dispositivo tão necessário quanto um aparelho de fax. Com sua ajuda, são enviadas cópias de vários documentos, desde contratos importantes até várias imagens. Na maioria das vezes, uma pessoa é designada para trabalhar com fax, basicamente uma secretária que aceita ou envia vários documentos, monitora a operacionalidade do dispositivo, incluindo o monitoramento da presença de papel no compartimento correspondente. Mas e se a pessoa cujas tarefas é receber e enviar cópias de facsímile temporariamente para a esquerda, e você foi convidado a cuidar do dispositivo e, neste momento, o telefone tocou. Claro, você terá que pegar o telefone e você é solicitado a receber documentos nesse fim do fio, e você não sabe como usar o fax … É uma pena dizer isso à maioria, só porque eles não querem que o interlocutor pense sobre a falta de educação disponível. Embora sabendo que tudo no mundo é simplesmente fisicamente impossível.

Você imaginou essa situação e, provavelmente, realmente queria que isso nunca acontecesse com você? Então eu aconselho-o com antecedência para aprender a usar o fax, se você trabalha no escritório. Se de repente existe tal necessidade, você lida com a dificuldade e sairá brilhantemente da situação atual.

Se você precisar aceitar documentos, preste atenção ao painel do dispositivo. Como regra, tem uma chave grande, a maioria das vezes verde. Nela, dependendo do modelo do dispositivo, pode ser escrito "Iniciar" ou "Iniciar". Quando você pressiona este botão, você deve ouvir um sinal característico, você vai parar de ouvir o interlocutor e o documento será aceito. Parabéns – você pressionou o botão desejado. O resultado da sua atividade será uma cópia do documento em papel de fac-símile, que por acordo das partes pode ter força legal. Se, apesar da gravação típica do fax, você ainda não tem um contrato, é possível que seu papel acabei de ficar sem papel. Então você precisa abrir a capa superior da máquina, sob a qual você verá a seqüência de passos a executar para substituir o tubo vazio por um novo rolo de papel. Preste atenção ao aparecimento de linhas vermelhas no documento recebido. Isso significa que há poucos metros de papel facsimilado e que deve ser substituído agora mesmo, para não forçar os parceiros a esperar no futuro, quando terminará durante a admissão de um contrato importante.

Se você precisar enviar um documento, primeiro você precisa preenchê-lo no sulco apropriado. Normalmente, o fabricante cuida de seus usuários e dá uma imagem de como trabalhar com o envio de fax. A principal coisa em que você deve prestar muita atenção é de que lado você insere a folha no buraco. É muito importante que o documento que você envia aos parceiros, deitado de frente para baixo, ou seja, as informações enviadas devem estar na parte inferior da folha. Esta é a imagem que o host receberá. Depois disso, marque o número do assinante para quem você enviará uma cópia do documento, fale sobre o objetivo da sua chamada e peça para receber um fax. Para aqueles que sabem como usar o fax, a frase "Iniciado" será entendida sem palavras. Para um iniciante, pode parecer ridículo, mas significa que seu interlocutor pressionou a tecla "Iniciar", e você precisa fazer o mesmo. Depois disso, o dispositivo começará a receber o documento nele incluído, convertendo as informações em papel em formato eletrônico. Na outra extremidade do fio, o dispositivo do seu interlocutor inverte a conversão. Se tudo correu bem, você pode desligar.

Agora você sabe como usar o fax, e você pode facilmente aceitar e enviar documentos sem dificuldades especiais.