apresentação de documentos. Como arquivar os documentos?

Antes de se juntar a documentação necessária conhecimento mais aprofundado com o grande número de instruções necessárias sobre questões de gerenciamento de documentos e registros. Estas normas – são complexas e contêm um grande número de vários pequenos detalhes e nuances. Como hem documentos esquina? Que contém uma lista anexa? Posso costurar documentos contabilísticos máquina termoperepletnoy? trabalhador clerical iniciante tem algo para esmagar sua cabeça.

Pushover?

À primeira vista, o procedimento de registro do caso e colocá-lo para o arquivo bastante simples, mas a prática mostra o contrário. Em caso de violação de qualquer uma das regras da instituição de escritório irá se recusar a aceitar trade-papel, e você tem que começar o trabalho novamente. Se tal situação ocorreu em sua vida, leia nosso artigo – vamos tentar resolver esta questão.

documentos Por suturados? Existem quaisquer regulamentos que este procedimento é regulado? Sim, e eles são muitos. Estamos falando principalmente sobre as recomendações metodológicas sobre gestão de casos, que foram aprovados em Dezembro de 2009, a ordem do Estado Archive. Na segunda vez – em GOST 51141, dedicado a arquivar gestão de escritório de negócios e e contendo todas as definições e termos necessários. Além disso, existem outras normas legais, segundo a qual a documentação reticulado.

Vamos começar com a tampa

Se o teatro começa com um cabide, então o nosso procedimento – não apenas com a tampa. E a escolha de um papelão "crosta" – uma das primeiras tarefas do processo de "embalagem" do documento. À primeira vista, você não vai encontrar uma diferença entre as muitas variedades existentes. Mas olhando mais de perto, você entende que a tampa são padrão, não-padrão, e são utilizados para o armazenamento de longo prazo.

Na maioria das vezes você pode conhecer um formato de cobertura padrão 229h324 mm. Ela é aplicada em todos os casos em que o tamanho da amostra folhas grampeadas. Se por algum motivo o documento tem parâmetros muito específicos e aparência, exige uma cobertura de variação não-padrão. Ir para durar a mente relata que em que os documentos são armazenados a partir de 25 anos ou mais.

Sob a lei, tais coberturas são feitas apenas a partir de papelão sólida, devido à vida de trabalho significativa. Devem ser tomadas medidas para preservar o tipo de documento e sua adequação para uso após um período de tempo séria. Documentos destinados a ser entregues nos arquivos de Estado, armazenadas em uma tampa feita de um material tal como cartão sem ácido.

Vamos falar sobre o número de folhas

Antes de apresentar os documentos corretos tópicos, todos os quais são necessários para ser adicionado na seqüência correta. Então numeração procedimento realizado por um lápis convencional simples. A regra principal é – que é numerada listas ao invés de páginas do documento. algarismo arábico afixado em cada folha no canto superior direito. Além disso, nossas marcas não são obrigados a "rastrear" no texto. Pelo número total de folhas não se aplica documentos de inventário.

Que sutilezas existem na numeração? Se o número de documentos de folhas soltas incluem uma carta ou algo assim, em primeiro lugar enumerados por um envelope, em seguida, vire – cada incorporado em suas folhas. Se o número de unidades de entrada – mais de 250, feita para dividi-lo em vários volumes. E cada um deles tem a sua própria numeração.

documentos de negócios de arquivo dentro podem estar presentes, que têm os seus próprios números de página separados, por exemplo, a publicação de periódicos. No entanto, o processamento do caso nos arquivos, eles enumerados por, entre outros, sem perturbar a ordem geral.

Se uma lista aninhada é um grande formato, ele decidiu expandir ea dígitos no canto superior direito. Deve ser fornecido acesso gratuito ao texto. Se em qualquer uma das folhas fragmentos da impossibilidade de sua separação colados, todos este pacote é numerado como um. Neste caso, é a certeza de compilar um inventário de cada uma das peças coladas, que está na parte traseira ou no espaço livre. Uma indicação do documento colado de garantia deve ser feita por escrito ou nas notas para o inventário total de indicar o nome. Na maioria das vezes esses investimentos são verificações independentes, declarações ou imagens.

correções de bugs e lista de documentos

No caso em que no decurso da operação permitido algum erro não muito grave (por exemplo, ignorados o par de folhas), em vez de toda a matriz de novo renumerando pode usar designação de letra. Neste caso, os números sobre as outras folhas não são alterados. Eliminação de tais erros só é possível mediante acordo com os funcionários do arquivo. Se o erro grosseiro detectado, o documento será numerada novamente. Os números antigos, enquanto riscar o mais suavemente possível e colocar novos. Neste caso, a atualização numeração novamente supostamente de inscrição garantia.

Sem o inventário você não tem nenhum arquivamento não serão aceitos. As informações contidas nele, para o nome do documento, a data de desenho, anotação e directamente uma tabela mostrando os números de série dos lençóis, o número de notas e (se necessário). Completou todas as informações sobre o número de documentos na forma de números, palavras duplicadas, então tudo assinado pelo Clerk com detalhes Nome

Como apresentar o fio documentos

Desde o processo de reticulação devem garantir que todos os materiais e ferramentas necessárias ao seu alcance. Além de seu próprio negócio precisa de uma sovela, agulha, papelão para apresentação de documentos e tópicos especiais. Como a última meia guita banco, fio grave ou proshivnymi L-210. Última tipos utilizados para as necessidades do escritório com mais freqüência.

No início do documento são removidos todos os grampos de papel ou outros objectos metálicos, em seguida, as folhas de casos são lisas pilha ordenada. No lado esquerdo no domínio espacial é agulha com três furos ou furador. Coloque-os no meio do melhor espaço livre destinado ao recuo esquerdo, isto é, uma distância de cerca de um ano e meio centímetros. Esta observação é importante – porque senão após a apresentação de documentos que vai ser difícil de ler.

Dicas para conveniência

Se buracos têm bordas lisas para você cruciais, levar um soco buraco. Mas lembre-se que o excesso de papel-lo "muito difícil". Assegurar que todos os três buracos foram localizados a uma altura uniforme e espaçadas entre si por uma distância de cerca de 3 cm. A média deles cair no meio da página.

Para evitar danos à folha de rosto e o colapso do negócio é frequentemente recomendada para colocar a piscar dianteiro e traseiro fortalecer tiras de papelão. Através dele será ignorado fio. Seu tamanho normal – 70 cm, mas em cada caso, depende da espessura da pilha ..

Como furo perfurado 3

Eis o conteúdo deste algoritmo apresentação de documentos. Em primeiro lugar, a agulha é feita passar através do meio das aberturas, com a parte de trás da extremidade do fio permanece. Seguido vdet na parte superior dos seus furos. Como resultado, ambas as extremidades da pilha exibida em folhas volume de negócios costurado. A agulha é puxada através do fundo dos furos e chamar a corda na parte da frente. Em seguida, novamente omitir a agulha para dentro do orifício central. Assim, o nosso segmento foi elaborado através de todos os furos necessários, após o qual ambas as extremidades são presas à parte de trás do documento um nó forte. Reteve as extremidades de um comprimento de cerca de 5 cm.

Diretamente sobre o conjunto é colado um pedaço de papel com as palavras de garantia. Abaixo olharmos para a tecnologia de sua produção.

O documento pode ser costurado e com 4 furos. Como fazê-lo? O procedimento não é complicado. Quatro orifícios são perfurados verticalmente simetricamente com o arranjo de um eixo comum. Deixando o segmento da cauda no lado traseiro da primeira abertura, a realização de pontos de firmware em seguida, dando um nó como descrito acima. Firmware deve ser repetido duas vezes, a fim de garantir a durabilidade e confiabilidade.

da inscrição garantia

A próxima etapa após a numeração eo firmware – o fornecimento de nosso negócio de inscrição garantia. O que é isso? Esta etiqueta tamanho 4×6 cm com o texto "amarrados juntos e folhas numeradas …" (o seu número é indicado por um número, e palavras). Afirma ainda a posição do empregado, por favor documentar a data e assinatura pessoal. Se você quiser selo de certificação, também deve ser notado. A inscrição é colada em cima do nó amarrado nos pontas dos filamentos que neste caso deve permanecer livre. Assinatura representar no final do processo, quando a cola seca. Isso é feito para evitar a sua propagação. Impressão (se houver) apor a parte à parte de lâmina no próprio rótulo.

E só depois de um acordo costurado, numerado, selado assinado e selado, ele pode ser enviado para o arquivo.

Beber de inscrição garantia tem que ser sério e atento. Foi ela – evidência documentada de caso imunidade. Em caso de violação da sua integridade ou documentar o viés não pode ser aceite organismos de controlo, ou talvez o seu desafio no tribunal.

O que e por costura

É obrigatório todos os documentos grampeados, devido para a apresentação no arquivo ou em qualquer dos organismos de controlo a que as autoridades fiscais, fundos de pensão e muitos desses. Você não pode pegar de volta os documentos colados ou grampeados usando um grampeador. Como já observado, no caso de processos não-conformidade que você simplesmente não vai aceitar.

Tais procedimentos são sujeitos documentos principalmente pertencentes pessoal e contabilidade. Aqueles que tenham concluído o processamento do ano mais tarde será depositado no arquivo da organização ou empresa. As instituições arquivísticas especiais transmitirá o caso com o período de retenção jurídica anterior. É determinado por lei, dependendo do tipo de documento. Por exemplo, pelo menos 75 anos são obrigados a manter registos notariais, livros e documentos da conta econômico da informação pessoal.

A vida útil de desenhos de projeto são muito menores – apenas 20 anos de idade. documentação fotográfica feita para cuidar de 5 anos. As instituições arquivísticas serão depositados no caso de ambas as empresas públicas e privadas. A tarefa de quaisquer intervenientes não-estatais – a concluir com o serviço de arquivo Federal do presente contrato.

Deve ser lembrado que o documento firmware direita tem apenas um funcionário, que tem essa obrigação explicitada na descrição do trabalho. No caso do documento composto de baixa qualidade oferece algumas sanções, especialmente no caso de alterações ou falta de certas páginas importantes.

Voltemos ao Binder tecnologia

Os métodos de ligação cruzada acima descritos são adequados tanto para apoio e fiscalização. Mas a apresentação de documentos contabilísticos, armazenado por um longo tempo (mais de 10 anos) deve ser particularmente forte – muitas vezes em 5 buracos. De garantia de inscrição é feito em um lenço de papel especial, a fim de etiqueta claramente visível localizado sob a unidade e não há nenhuma dúvida sobre a integridade do documento.

Se as condições do buraco escritório perfurador Punchers papelaria convencionais, em seguida, se necessário, a emissão de grandes volumes de documentos em papel (por exemplo, na impressão) utilizar equipamento profissional na forma de máquinas de perfuração ou de uma máquina vinculativo. Tais mecanismos têm poder grave e pode ser qualquer um e equipado com um accionamento eléctrico accionado manualmente.

mecanismo de máquina

A base destes sistemas ou máquinas – o método clássico de usar molas. Uma tal máquina de encadernação é equipado com um dispositivo para a perfuração. Outro mecanismo do documento sobre a mola de plástico espeto, após o que a parte superior e inferior da unidade adicionado papelão ou tampas de plástico.

A vantagem da máquina de ligação é a possibilidade de ligação documentos muito grandes. A espessura do bloco pode ser de até 500 páginas. E também – a capacidade de excluir ou acrescentar páginas e folhas de documentos já vinculado. As desvantagens são bastante graves, e a complexidade não é muito alta resistência.

Se a máquina de encadernação para a apresentação de documentos equipado com molas de metal, que é fixado a um determinado passo e perfurados buracos, respectivamente, para isso, os blocos de papel são usados em mola de aço flexível, que é depois comprimido e travado. As vantagens do aparelho com molas metálicas – forma final mais apresentável e fiabilidade melhorada em comparação com a ligação de molas de plástico. Mas, ao mesmo tempo para inserir ou remover as folhas sem danos impossível.

Além da primavera, existem dispositivos que operam no princípio da ligação para o pente de plástico, que os dentes onda. Há também vinculativa para a espiral, familiar para nós no calendário, cadernos e agendas de mesa. Depois de perfurar furos neles enrolada em espiral (3-4 voltas manualmente, o outro automaticamente).

O progresso não ficar parado

O que é térmica vinculativo? É uma máquina moderna para a apresentação de documentos, que podem ser rapidamente e sua conexão não destacável. Com termoperepletnyh máquina pode completar um grande número de materiais, bem como elaborar cópias individuais. Esta variante é relatórios, contratos e materiais promocionais enviado particularmente adequado.

máquina deste tipo trabalhando pelo uso de termokoreshkov ligação e termooblozhek com diferentes cores e tamanhos. Dependendo do número de folhas seleccionadas termooblozhka caso uma determinada espessura, depois todos juntos colocado na máquina. O lado interior da camada de felpa final cobertura de adesivo polimérico. A máquina é fornecida com um elemento de aquecimento, através da qual o polímero é derretido e todas as folhas são seladas em camada quente.