Contabilidade informática: o que, onde, quando?

Cada empresa mais cedo ou mais tarde enfrenta a necessidade de inventariar computadores e outros equipamentos que essa empresa possui e que forneça seu trabalho. A automação da contabilidade informática na rede é conseguida através do uso de software profissional especializado. Mas, desde hoje, o mercado está literalmente preenchido com software de diferentes funcionalidades e diferentes categorias de preços, os gerentes se encontram em uma difícil posição de escolha entre dezenas de soluções propostas. Esperamos que este artigo o ajude a fazer a escolha certa.

Em primeiro lugar, o programa de contabilidade informática deve poder responder a três perguntas: o que? Onde? Quando? Em outras palavras, o administrador do sistema deve saber qual o equipamento da empresa, onde está localizado e o que está acontecendo com ele.

1. "O quê?": O programa deve poder receber automaticamente informações sobre o número de computadores instalados na empresa e sua composição com a capacidade de determinar os números de série de componentes de hardware e números de licença de todos os programas instalados em computadores clientes.

2. "Onde?": O programa de contabilidade deve permitir ao administrador do sistema dividir a lista de computadores na organização em grupos , por exemplo, dependendo da sua localização. Esta função é especialmente relevante em grandes empresas com arquitetura de rede complexa e muitos escritórios e agências.

3. "Quando?": O programa de contabilidade do computador deve ser capaz de gerenciar corretamente o histórico de todos os detalhes ou programas disponíveis na rede . Se houve uma substituição de uma barra de memória por outra, se dois lugares foram movidos em locais , se o antivírus foi atualizado a tempo – todas as alterações devem ser registradas e registradas. E como o equipamento informático é propenso a substituição frequente, esta função é relevante para empresas de qualquer tipo e escala.

Estes são os três principais aspectos que você precisa prestar atenção ao escolher um programa de contabilidade informática na empresa. Além disso, existem várias outras funções que serão muito úteis nas empresas de qualquer escala.

Primeiro, é a capacidade de gerar relatórios rapidamente e em diferentes formatos (.doc, html, xls, pdf, csv, xml, txt …). Os relatórios são a principal ferramenta do gerente de TI. A falta da capacidade de classificar os dados coletados de forma independente e gerar rapidamente relatórios convenientes pode ultrapassar todas as vantagens do programa.

Em segundo lugar, a interface desempenha um papel importante. Você deve entender claramente que você tem que trabalhar com este programa, por isso deve ser intuitivo e fácil de usar para você. O programa deve fornecer o acesso mais rápido às informações necessárias sobre os parâmetros dos dispositivos.

Em terceiro lugar, é importante que o administrador do sistema conheça, não apenas quais programas estão instalados em cada um dos computadores usuários, mas também para monitorar a disponibilidade de licenças para o software usado pelos funcionários. Isso ajuda a matar duas aves com uma pedra: permite que você atualize as licenças do software já comprado no tempo e ajuda a evitar o uso de software não licenciado ou pirateado, que, de acordo com o Artigo 146 do Código Penal, é punido por lei. Aqui, deve notar-se que cada um dos itens na lista de software deve ser confirmado pelos documentos de pagamento relevantes confirmando o direito de usá-lo. A documentação deve estar pronta para ser fornecida a qualquer momento.

A abordagem do problema de escolher um programa de contabilidade informática na rede da organização precisa ser cuidadosamente e deliberadamente, pesando todos os prós e contras. Somente neste caso, você terá uma ferramenta que resolva otimamente seus problemas.